Vier stappen naar minder roosterstress

Als programmamanager onderwijslogistiek bij Inholland deed ik projecten rondom roosters, cijfers, diplomering, studentinformatiesystemen en curriculumontwikkeling. De toenemende flexibilisering stond hierbij centraal. Mijn ervaring als docent kwam daarbij zeer van pas.

Het, mede door mij ontwikkelde, onderwijslogistiek model was hierbij zeer bruikbaar. Het brengt op een inzichtelijke manier de afhankelijkheden op het onderwijslogistiek werkterrein scherp in beeld. 

De uitdaging bij onderwijslogistiek ligt vooral in het professioneel laten samenwerken van collega’s uit alle geledingen van een onderwijsinstelling. Bij mijn huidige werk als zelfstandig consultant onderwijslogistiek staat deze samenwerking altijd centraal.  Het is de voorwaarde voor succes.

Onderwijslogistiek, een apart vakgebied.

Iedereen heeft ermee te maken en denkt er verstand van onderwijslogistiek te hebben. Alle collega’s en studenten hebben er ook direct mee te maken. Het niet tijdig publiceren van roosters of cijfers zorgt voor grote ergernis. Het aanbrengen van verbeteringen is echter niet eenvoudig. Onderwijslogistieke processen zijn complex. Processen, techniek, cultuur en vooral veel mensenwerk komen hier bij elkaar. Deze menselijke factor maakt het nog complexer. Voor deze complexiteit schrikt men vaak terug.

Samenwerking over de eigen grenzen heen is niet eenvoudig. Gevolg, men doet niets en moddert door met bestaande logistieke ouderwetse processen. Of, nog erger, alles gaat op zijn kop en er wordt zo snel mogelijk een nieuw planning- en roostersysteem aangeschaft.  Eén of twee jaar later blijkt vervolgens dat dit ook niet geholpen heeft.

Planning en roosters

Bij de start van het nieuwe studiejaar staat iedereen weer klaar om er een mooi jaar van te maken. Fris terug van vakantie wil je graag weten waar je aan toe bent. Het rooster staat daarbij centraal. Een rooster dat het eindproduct is van een lange ingewikkelde keten van activiteiten:

§  Een curriculum dat tijdig is ontwikkeld.

§  Een curriculum dat goed vertaald is in planbare onderwijsactiviteiten.

§  Een curriculum dat tijdig voor advies of instemming langs opleidingscommissie, beroepenveldcommissie, examencommissie en medezeggenschapsraad is gegaan.

§  Maken en vaststellen van een OER (onderwijs en examenregeling).

§  Vaststellen van beschikbare budgetten die de randvoorwaarden van de planning bepalen.

§  Onderwijsactiviteiten die goed gepland zijn op beschikbare docenten.

§  Vacatures die ingevuld moeten zijn.

§  Roostermakers die conceptroosters aanleveren.

§  Controle door opleidingsmanagers en onderwijsteams van de conceptroosters.

§  Aanpassingen die tijdig aangeleverd moeten worden aan de roostermakers.

§  Publicatie van definitieve roosters.

In zo'n complex proces gaat er snel iets verkeerd met als resultaat te laat gepubliceerde roosters, talloze wijzigingen en ontevreden studenten en docenten. Veel onderwijsorganisaties schieten dan in de stress.

De reflex is dat er direct naar de roostermaker wordt gekeken. Men realiseert zich dan niet dat het om een samenspel van factoren gaat. Er worden nieuwe strakke werkprocessen geformuleerd en opgelegd. Steeds vaker zie ik dat er ook meteen uitgekeken wordt naar nieuwe rooster- en/of planningssoftware. Men is daarna verbaasd dat de verwachtingen hiervan niet worden waargemaakt.

Een echte verbeterslag

In vier stappen is een echte verbeterslag wel mogelijk:

• Om grip op onderwijslogistiek te krijgen is allereerst inzicht in de afhankelijkheden in de ingewikkelde onderwijslogistieke keten noodzakelijk. Het onderwijslogistiek model is hierbij zeer behulpzaam. Alle betrokkenen zien in één oogopslag de onderlinge verbanden en afhankelijkheden. Dit is het startpunt voor betrokkenen om te werken aan een goed gezamenlijk bereikt eindresultaat. 
• Met dit inzicht de eigen processen analyseren is stap twee.
• Een goed plan maken met haalbare stappen is drie.
• Implementeren en vasthouden is stap vier.

Leergang onderwijslogistiek

De leergang onderwijslogistiek van saMBO-ICT volgt deze stappen en maakt een echte onderwijslogistieke verbeterslag mogelijk. Het werken in complexe onderwijsorganisaties staat centraal. Lean, verandermanagement en studentanalytics komen op praktische wijze aan de orde.
Deelnemers worden betere bruggenbouwers tussen ondersteuning en onderwijsteams en gaan met een echt en haalbaar plan van aanpak naar huis.

Interesse?

Wil je meer weten over de leergang Onderwijslogistiek? Ga dan naar de site van saMBO-ICT en download de flyer.

Ben je geïnteresseerd in het onderwijslogistiekmodel? Ga dan naar de site van SURF en download de brochure Onderwijslogistiekmodel, Beter communiceren door gemeenschappelijke taal.

Wil je meer weten over mijn mogelijkheden om je onderwijsinstelling te ondersteunen in onderwijslogistieke processen? Stuur een email naar gert.onderwijslogistiek@gmail.com of bel 06 11875921.

Onderwijslogistiek en NS

Nieuwe jaar

Afgelopen week, de eerste keer na het ingaan van de nieuwe dienstregeling, weer in de trein van Alkmaar naar Den Haag. Tot een paar jaar terug was dit een prachtige rechtstreekse verbinding. Na het nodige gelobby, is er nu tijdens de spits opnieuw een snelle verbinding tussen Alkmaar en Haarlem. Nu belooft de NS met 1x overstappen in Haarlem een recordtijd neer te zetten. Een mooi vooruitzicht dit jaar, ware het niet ……..

Vertraging 

De nieuwe sneltrein zat achter een vertraagde intercity naar Amsterdam. Drie minuten te laat in Haarlem. De te halen intercity naar Den Haag stond er nog. Helaas, deuren dicht. Voor de neus van tientallen nog rennende en verbouwereerde reizigers vertrok de trein. Alternatief genomen, de sprinter. In Leiden overstappen op een andere intercity om nog 6 minuten goed te maken. Ook die vertraagd. Dan maar door met de sprinter.

Jammer. Poging van de NS met een nieuwe snelle verbinding mislukt. Hopelijk de eerste en enige keer dit jaar.

Eigenlijk mopper ik bijna nooit op de NS. Meestal gaat het goed. Tijdens de reis kan ik werken, word minder moe en hoef mij niet te ergeren in de files. Diezelfde ochtend, mijn tas uitpakkend op het werk, kwam ik hierin een oude Metro tegen.

METRO, december 2015

Over de schutting

Mijn stemming sloeg meteen om. Ik wist weer waarom ik vorig jaar wel heel chagrijnig was op de NS. Niet zozeer door hun dienstverlening. De conducteurs ervaar ik als een stuk plezieriger in de omgang dan 10 jaar terug. Ook niet vanwege het tekort aan materieel. Ook niet vanwege de vertragingen veroorzaakt door kapotte wissels. Techniek kan nu eenmaal kapot gaan en fouten maakt iedereen. Maar wel vanwege de arrogantie. De NS gooit een door henzelf veroorzaakt probleem over de schutting en het onderwijs mag het oplossen.

Uitgebalanceerde ketens

Als projectleider onderwijslogistiek ben ik o.a. voorzitter van de SIG (Special Interest Group) Onderwijslogistiek van SURF. Samen met collega’s uit het land proberen we dit complexe onderwerp handen en voeten te geven. Het door ons ontwikkelde onderwijslogistiek model biedt inzicht in en grip op deze materie. Nog steeds wordt onderwijslogistiek, ook binnen onderwijsinstellingen, vaak verward met roosters. Uiteraard hoort dat erbij, maar roosters zijn uiteindelijk het resultaat van een complexe keten. Een uitgebalanceerde keten die start met visieontwikkeling over onderwijs, een vervolg krijgt in een intensief traject van curriculumontwikkeling, waarna er tientallen vervolgwerkzaamheden zijn, van inrichten van ICT-systemen, aannemen en scholen van docenten tot investeringen in huisvesting. Uiteindelijk leidt dit tot onderwijs en bijbehorende roosters.

De NS kent als geen ander deze logistieke complexiteit. Materieel, personeel, ICT, samenwerking met een partner als Prorail, leiden tot een dienstregeling die daarna zo goed mogelijk wordt uitgevoerd. Een dienstregeling die het product is van afzonderlijke processen die in vele jaren zijn uitgekristalliseerd. Als je daarin ook maar iets verandert, dan loopt dit helemaal vast.

Onderwijslogistiek

In de onderwijslogistiek is dit niet anders. Gebouwen zijn vanwege o.a. kosten niet altijd ’s avonds open. Personeel kan niet zomaar, al was het maar vanwege cao-afspraken, op andere tijden worden ingezet. Studenten hebben een bepaald verwachtingspatroon als ze een studie starten. Een curriculum is zorgvuldig opgebouwd, waarbij je niet modulair eventjes onderdelen naar de avonduren kunt verplaatsen, enz. enz. Dit alles is niet anders dan bij de NS.

Hijgende politiek

Waarschijnlijk weet de NS dit ook wel allemaal. Misschien is het ook wel gewoon een noodsprong, om de in hun nek hijgende politiek enigszins van hen af te houden. Een politiek die deels leeft van dagkoersen, maar eigenlijk na de parlementaire onderzoeken naar o.a. ICT-projecten bij de overheid en het FYRA debacle, kan weten dat dit soort zaken niet op deze wijze even snel zijn op te lossen.

Samenwerking de sleutel

Ditzelfde gedrag is soms, gelukkig steeds minder, te zien in onderwijsinstellingen. Studenten mopperen over een rooster en de standaardreactie is dan vaak dat de roostermaker beter zijn werk moet doen. Terwijl deze roostermaker vaak alleen maar het afvoerputje is, waar eerder in de keten veroorzaakte problemen samenkomen. Een roostermaker die verschrikkelijk hard werkt om er nog maar iets van te maken. Workshops met het onderwijslogistiek model hebben een flink aantal onderwijsinstellingen inzicht gegeven in de complexiteit van onderwijslogistiek. Steeds vaker wordt gezocht naar de echte oorzaken en gewerkt aan meer structurele oplossingen. Oplossingen waarin onderwijsteams voorop, beleidsadviseurs, facilitaire en ICT-afdelingen nauw samenwerken.

Een goed 2016

Dit inzicht wens ik de NS en de hijgende politiek ook toe. Hopelijk blijf ik de komende tijd verschoond van dit soort berichtgeving als in de Metro en rijdt de NS de komende tijd iets beter op tijd. Als dat lukt wordt het een nog beter 2016.


P.S.
Een heel andere invalshoek, maar ook goed om te lezen: "Student uit spits benadeelt intensiever HO"  in ScienceGuide.

Beeldvorming en werkelijkheid bij onderwijslogistiek

In een eerdere blog schreef ik dat onderwijslogistiek een apart vakgebied is. Iedereen denkt er verstand van te hebben. Alle betrokkenen hebben er dan ook direct mee te maken, zelfs voordat er ook maar 1 les gegeven is. Denk aan het inschrijf- en roosterproces. In zo’n speelveld hebben velen ook altijd direct hun mening klaar.

• Roosters niet op tijd? Kom op roostermaker, werk nu gewoon even door.
• Cijfers te laat bekend? Laat die docenten nu gewoon even sneller werken.

Valkuil

Ook ik trap soms in deze valkuil. In mijn vorige blog schreef ik over een onderzoek naar roosterprocessen. Ik verwachtte o.a. als uitkomst dat roostermakers wel onvolkomenheden in hun roosterapplicatie zouden benoemen als belangrijk verbeterpunt. Mijn ervaring was, en is, dat als er iets mis gaat in het onderwijs er vaak snel naar een gebrek aan gebruiksvriendelijkheid van applicaties wordt gewezen. Hier was dit beslist niet aan de orde. Ze waren juist tevreden over hun applicatie. De problemen lagen in hun ogen op een heel ander vlak: het gebrek aan kwaliteit van de aangeleverde gegevens.

Beelden

Naast de bijna 3.000 studenten, ruim 300 docenten en 16 roostermakers deden ook 25 opleidingsmanagers aan dit roosteronderzoek mee. In de enquête en vervolggesprekken erkenden de meeste opleidingsmanagers dat er steeds een aanzienlijk aantal wijzigingen naar de roostermakers werden gestuurd. Het betrof dan vooral mutaties in docentbeschikbaarheid, formatiegegevens en studentenaantallen en groepen. Het betrof maar zelden veranderingen in het curriculum, stelden zij in dit onderzoek. Dit beeld kwam niet overeen met die van de roostermakers en mijn toenmalige projectteam. Het vereiste dan ook een vervolgonderzoek.

Soorten mutaties

In dit vervolgonderzoek kwam naar voren dat er meer dan 30 verschillende typen wijzigingen waren. Opvallend in dit onderzoek was ook, dat het aantal wekelijkse mutaties aanzienlijk toenam, naar gelang de onderwijsperiode vorderde. Soms waren er vanaf de vierde week van de 10-weekse onderwijsperiode in meer dan 50% van de gepubliceerde activiteiten wijzigingen aangebracht.

Deze mutaties varieerden van een wijziging van lesruimte, tijdstip, docent, annulering van een onderwijsactiviteit tot aan het toevoegen hiervan. De meeste wijzigingen hadden vooral een facilitaire achtergrond en effect. Mits tijdig doorgegeven en gepubliceerd hebben deze meestal een beperkt effect op het werk van de roostermaker en de student- en docenttevredenheid.

Mutaties en curriculum

Een minderheid van de mutaties had te maken met wijzigingen in het curriculum. Het waren er weliswaar weinig, minder dan 10% van de mutaties, maar meer dan de opleidingsmanagers in het roosteronderzoek aangaven.  
Heel vervelend bij dit soort mutaties is dat de roostermakers juist aan dit soort mutaties veel werk hebben. Het heeft enorme effecten op al gemaakte en gepubliceerde roosters. Soms moeten delen van het rooster weer helemaal op de schop en kan de roostermaker bijna weer opnieuw beginnen. Hier lag dan ook de oorzaak van het verschil in beeldvorming tussen opleidingsmanagers en roostermakers.

Wijzigingen en HRM

Wijzigingen in docenteninzet hebben ook een grote impact. Deels hoort dit bij het werk van alledag van een roostermaker. Ziekte en zeerte maken nu eenmaal deel uit van het leven. Roosterwijzigingen met deze achtergrond blijven vervelend, maar bij de meeste studenten is hier wel begrip voor.

Veel minder begrip is er als deze mutaties veroorzaakt worden door het niet tijdig invullen van vacatures. Helemaal niet als dit ook nog het gevolg is van stroperige HRM-procedures. Roostermakers worden hier zeer, zeer ongelukkig van en wanneer onderwijsactiviteiten hierdoor niet, onvolledig of te laat aangeboden worden, heeft dit grote gevolgen voor de student- en docenttevredenheid.

Beelden en onderzoek

Wanneer ik bovenstaande beelden en onderzoeksresultaten deel met collega’s op o.a. de landelijke dagen van de SIG Onderwijslogistiek, herkent iedereen ze direct. Meestal kunnen collega’s dit echter niet onderbouwen met cijfers. Dat is jammer. Want hoe zit het nu echt in HO Nederland?

In een reactie op mijn vorige blog, werd er o.a. gepleit voor een gedegen onderzoek naar de werkzaamheden van de roostermaker. Waar is deze nu zijn tijd echt aan kwijt? Wat moet er gedaan worden om zijn werk te verbeteren? Zien we hierin overeenkomsten bij instellingen? Kunnen we hierin samen een slag maken? 
In de eerstvolgende bijeenkomst van de werkgroep inzetplanning/roostering van de SIG Onderwijslogistiek zal dit ingebracht worden. Ik zal hierna er in een blog op terugkomen.

Werkgroep inzetplanning - roostering
Wil je in de werkgroep inzetplanning/roostering van de SIG Onderwijslogistiek meedenken? Loop je rond met een thema dat je verder uitgezocht wilt hebben? Meld je aan bij de voorzitter van deze werkgroep Johan de Boer (johan.deboer@inholland.nl) en kom naar de eerstvolgende bijeenkomst van de werkgroep op vrijdagmiddag 25 september in Utrecht. 

Wil je eerst iets meer weten over de SIG Onderwijslogistiek, bezoek dan de teamsite: https://www.surfspace.nl/sig/70-onderwijslogistiek/ .

Roosters en het onderwijslogistiekmodel.

Roosteren - onderwijslogistiek

In mijn rol als voorzitter van de SIG (Special Interest Group bij SURF) onderwijslogistiek had ik het voorrecht veel mensen in het Hoger Onderwijs te spreken over allerlei facetten van onderwijslogistiek. Bij veel van deze gesprekken gaat het vaak direct over het roosteren. Het rooster is dan bijna synoniem aan onderwijslogistiek.  Dit weerspiegelde zich ook ruim 2 jaar terug in de eerste landelijke bijeenkomst van de SIG, waar bijna de helft van de ruim 50 aanwezigen bestond uit roostermakers en coördinatoren van roosterbureaus. 

Dit beeld van onderwijslogistiek is de afgelopen jaren al enigszins bijgesteld. Naar  de landelijke bijeenkomsten van de SIG zien we een steeds gemêleerder gezelschap komen. Bij het starten van mijn blogs heb ik ook lang getwijfeld of ik met  het roosteren wel wilde starten. Het is echter zo’n mooi onderwerp om allerlei situaties rondom onderwijslogistiek voor een breed publiek te illustreren, dat ik in mijn eerste blogs hier toch mee start.

Inzetplanning

Een paar jaar terug was ik projectleider van de implementatie van een inzetplanningstool. De roosterorganisatie stond er goed voor. Kwantitatief en kwalitatief was deze op sterkte. Roostermakers snakten echter wel naar uniforme aanlevering van de te plannen onderwijsactiviteiten. De kosten voor aanschaf en onderhoud van allerlei verschillende planningstools waren hoog. Ook werden veel planningen gedaan in al of niet mooie en ingewikkelde Excel-sheets die door enthousiaste docenten waren gemaakt. Een professionele instelling heeft echter degelijker en efficiënter gereedschap nodig.

Implementatie nieuwe inzetplanningstool

Na een uitgebreid voortraject werd de nieuwe inzetplanningsapplicatie geïmplementeerd bij de planners in de ruim 100 onderwijsteams. Bijna altijd werd de planning gedaan door teamcoördinatoren, opleidingsmanagers of soms een medewerker van het secretariaat. Zoals bij elke nieuwe applicatie is het moeilijk om afscheid van je bestaande tool en proces te nemen. Veranderen is lastig en kost nu eenmaal veel energie. Deze hobbel kon met een uitgebreid implementatietraject en met veel ondersteuning voor de planners genomen worden.

Het echte probleem

Een tweede hobbel bleek echter aanzienlijk moeilijker te nemen. De nieuwe planningstool maakt het noodzakelijk dat de te plannen onderwijsactiviteiten tijdig en strak in de applicatie worden vastgelegd. Niet alle opleidingen konden hieraan voldoen. Ze waren gewend om in het curriculum tot zeer kort voor de start van een onderwijsperiode nog wijzigingen aan te brengen. De nieuwe processen en de transparantie van de applicatie brachten dit haarfijn aan het licht. Direct werd duidelijk waar de echte problemen van inzetplanning zaten: niet bij het roosteren, niet bij de inzetplanning, maar in het tijdig vaststellen van het curriculum. Om tijdig kwalitatief goede roosters te publiceren, is het vooral noodzakelijk om verbeteringen op het gebied van curriculumontwikkeling in onderwijsteams te realiseren.

Visualiseren van processen

Als de verschillende projectteams toen al de beschikking hadden gehad over het onderwijslogistiekmodel had dit direct al veel voordeel opgeleverd. Ook toen wisten de meeste betrokkenen wel dat een rooster het eindproduct is van een lange ingewikkelde keten van activiteiten: van curriculumontwikkeling, invullen van vacatures, maken van conceptroosters en het publiceren van het definitieve rooster. Zie hierover ook mijn eerste blog. 

De visualisatie van processen op hoofdlijnen in het onderwijslogistiekmodel zorgt er echter voor dat men zich dat ook veel sneller realiseert. Ook medewerkers die gewend zijn om op slechts een enkel aspect van dit proces te werken, krijgen hierdoor overzicht op en inzicht in het geheel.

Onderwijslogistiekmodel en inzetplanning

Puzzel onderwijslogistiekmodel

Met behulp van de bij het onderwijslogistiek model ontwikkelde puzzel en workshop kunnen alle betrokkenen bij onderwijslogistieke processen dit inzicht op eenvoudige wijze snel verwerven. Betere afstemming van deelprocessen en betere samenwerking van alle betrokkenen zijn dan het resultaat.

Ik hoor graag je reactie en ervaringen met het model.