Beeldvorming en werkelijkheid bij onderwijslogistiek

In een eerdere blog schreef ik dat onderwijslogistiek een apart vakgebied is. Iedereen denkt er verstand van te hebben. Alle betrokkenen hebben er dan ook direct mee te maken, zelfs voordat er ook maar 1 les gegeven is. Denk aan het inschrijf- en roosterproces. In zo’n speelveld hebben velen ook altijd direct hun mening klaar.

• Roosters niet op tijd? Kom op roostermaker, werk nu gewoon even door.
• Cijfers te laat bekend? Laat die docenten nu gewoon even sneller werken.

Valkuil

Ook ik trap soms in deze valkuil. In mijn vorige blog schreef ik over een onderzoek naar roosterprocessen. Ik verwachtte o.a. als uitkomst dat roostermakers wel onvolkomenheden in hun roosterapplicatie zouden benoemen als belangrijk verbeterpunt. Mijn ervaring was, en is, dat als er iets mis gaat in het onderwijs er vaak snel naar een gebrek aan gebruiksvriendelijkheid van applicaties wordt gewezen. Hier was dit beslist niet aan de orde. Ze waren juist tevreden over hun applicatie. De problemen lagen in hun ogen op een heel ander vlak: het gebrek aan kwaliteit van de aangeleverde gegevens.

Beelden

Naast de bijna 3.000 studenten, ruim 300 docenten en 16 roostermakers deden ook 25 opleidingsmanagers aan dit roosteronderzoek mee. In de enquête en vervolggesprekken erkenden de meeste opleidingsmanagers dat er steeds een aanzienlijk aantal wijzigingen naar de roostermakers werden gestuurd. Het betrof dan vooral mutaties in docentbeschikbaarheid, formatiegegevens en studentenaantallen en groepen. Het betrof maar zelden veranderingen in het curriculum, stelden zij in dit onderzoek. Dit beeld kwam niet overeen met die van de roostermakers en mijn toenmalige projectteam. Het vereiste dan ook een vervolgonderzoek.

Soorten mutaties

In dit vervolgonderzoek kwam naar voren dat er meer dan 30 verschillende typen wijzigingen waren. Opvallend in dit onderzoek was ook, dat het aantal wekelijkse mutaties aanzienlijk toenam, naar gelang de onderwijsperiode vorderde. Soms waren er vanaf de vierde week van de 10-weekse onderwijsperiode in meer dan 50% van de gepubliceerde activiteiten wijzigingen aangebracht.

Deze mutaties varieerden van een wijziging van lesruimte, tijdstip, docent, annulering van een onderwijsactiviteit tot aan het toevoegen hiervan. De meeste wijzigingen hadden vooral een facilitaire achtergrond en effect. Mits tijdig doorgegeven en gepubliceerd hebben deze meestal een beperkt effect op het werk van de roostermaker en de student- en docenttevredenheid.

Mutaties en curriculum

Een minderheid van de mutaties had te maken met wijzigingen in het curriculum. Het waren er weliswaar weinig, minder dan 10% van de mutaties, maar meer dan de opleidingsmanagers in het roosteronderzoek aangaven.  
Heel vervelend bij dit soort mutaties is dat de roostermakers juist aan dit soort mutaties veel werk hebben. Het heeft enorme effecten op al gemaakte en gepubliceerde roosters. Soms moeten delen van het rooster weer helemaal op de schop en kan de roostermaker bijna weer opnieuw beginnen. Hier lag dan ook de oorzaak van het verschil in beeldvorming tussen opleidingsmanagers en roostermakers.

Wijzigingen en HRM

Wijzigingen in docenteninzet hebben ook een grote impact. Deels hoort dit bij het werk van alledag van een roostermaker. Ziekte en zeerte maken nu eenmaal deel uit van het leven. Roosterwijzigingen met deze achtergrond blijven vervelend, maar bij de meeste studenten is hier wel begrip voor.

Veel minder begrip is er als deze mutaties veroorzaakt worden door het niet tijdig invullen van vacatures. Helemaal niet als dit ook nog het gevolg is van stroperige HRM-procedures. Roostermakers worden hier zeer, zeer ongelukkig van en wanneer onderwijsactiviteiten hierdoor niet, onvolledig of te laat aangeboden worden, heeft dit grote gevolgen voor de student- en docenttevredenheid.

Beelden en onderzoek

Wanneer ik bovenstaande beelden en onderzoeksresultaten deel met collega’s op o.a. de landelijke dagen van de SIG Onderwijslogistiek, herkent iedereen ze direct. Meestal kunnen collega’s dit echter niet onderbouwen met cijfers. Dat is jammer. Want hoe zit het nu echt in HO Nederland?

In een reactie op mijn vorige blog, werd er o.a. gepleit voor een gedegen onderzoek naar de werkzaamheden van de roostermaker. Waar is deze nu zijn tijd echt aan kwijt? Wat moet er gedaan worden om zijn werk te verbeteren? Zien we hierin overeenkomsten bij instellingen? Kunnen we hierin samen een slag maken? 
In de eerstvolgende bijeenkomst van de werkgroep inzetplanning/roostering van de SIG Onderwijslogistiek zal dit ingebracht worden. Ik zal hierna er in een blog op terugkomen.

Werkgroep inzetplanning - roostering
Wil je in de werkgroep inzetplanning/roostering van de SIG Onderwijslogistiek meedenken? Loop je rond met een thema dat je verder uitgezocht wilt hebben? Meld je aan bij de voorzitter van deze werkgroep Johan de Boer (johan.deboer@inholland.nl) en kom naar de eerstvolgende bijeenkomst van de werkgroep op vrijdagmiddag 25 september in Utrecht. 

Wil je eerst iets meer weten over de SIG Onderwijslogistiek, bezoek dan de teamsite: https://www.surfspace.nl/sig/70-onderwijslogistiek/ .