Roosters en het onderwijslogistiekmodel.

Roosteren - onderwijslogistiek

In mijn rol als voorzitter van de SIG (Special Interest Group bij SURF) onderwijslogistiek had ik het voorrecht veel mensen in het Hoger Onderwijs te spreken over allerlei facetten van onderwijslogistiek. Bij veel van deze gesprekken gaat het vaak direct over het roosteren. Het rooster is dan bijna synoniem aan onderwijslogistiek.  Dit weerspiegelde zich ook ruim 2 jaar terug in de eerste landelijke bijeenkomst van de SIG, waar bijna de helft van de ruim 50 aanwezigen bestond uit roostermakers en coördinatoren van roosterbureaus. 

Dit beeld van onderwijslogistiek is de afgelopen jaren al enigszins bijgesteld. Naar  de landelijke bijeenkomsten van de SIG zien we een steeds gemêleerder gezelschap komen. Bij het starten van mijn blogs heb ik ook lang getwijfeld of ik met  het roosteren wel wilde starten. Het is echter zo’n mooi onderwerp om allerlei situaties rondom onderwijslogistiek voor een breed publiek te illustreren, dat ik in mijn eerste blogs hier toch mee start.

Inzetplanning

Een paar jaar terug was ik projectleider van de implementatie van een inzetplanningstool. De roosterorganisatie stond er goed voor. Kwantitatief en kwalitatief was deze op sterkte. Roostermakers snakten echter wel naar uniforme aanlevering van de te plannen onderwijsactiviteiten. De kosten voor aanschaf en onderhoud van allerlei verschillende planningstools waren hoog. Ook werden veel planningen gedaan in al of niet mooie en ingewikkelde Excel-sheets die door enthousiaste docenten waren gemaakt. Een professionele instelling heeft echter degelijker en efficiënter gereedschap nodig.

Implementatie nieuwe inzetplanningstool

Na een uitgebreid voortraject werd de nieuwe inzetplanningsapplicatie geïmplementeerd bij de planners in de ruim 100 onderwijsteams. Bijna altijd werd de planning gedaan door teamcoördinatoren, opleidingsmanagers of soms een medewerker van het secretariaat. Zoals bij elke nieuwe applicatie is het moeilijk om afscheid van je bestaande tool en proces te nemen. Veranderen is lastig en kost nu eenmaal veel energie. Deze hobbel kon met een uitgebreid implementatietraject en met veel ondersteuning voor de planners genomen worden.

Het echte probleem

Een tweede hobbel bleek echter aanzienlijk moeilijker te nemen. De nieuwe planningstool maakt het noodzakelijk dat de te plannen onderwijsactiviteiten tijdig en strak in de applicatie worden vastgelegd. Niet alle opleidingen konden hieraan voldoen. Ze waren gewend om in het curriculum tot zeer kort voor de start van een onderwijsperiode nog wijzigingen aan te brengen. De nieuwe processen en de transparantie van de applicatie brachten dit haarfijn aan het licht. Direct werd duidelijk waar de echte problemen van inzetplanning zaten: niet bij het roosteren, niet bij de inzetplanning, maar in het tijdig vaststellen van het curriculum. Om tijdig kwalitatief goede roosters te publiceren, is het vooral noodzakelijk om verbeteringen op het gebied van curriculumontwikkeling in onderwijsteams te realiseren.

Visualiseren van processen

Als de verschillende projectteams toen al de beschikking hadden gehad over het onderwijslogistiekmodel had dit direct al veel voordeel opgeleverd. Ook toen wisten de meeste betrokkenen wel dat een rooster het eindproduct is van een lange ingewikkelde keten van activiteiten: van curriculumontwikkeling, invullen van vacatures, maken van conceptroosters en het publiceren van het definitieve rooster. Zie hierover ook mijn eerste blog. 

De visualisatie van processen op hoofdlijnen in het onderwijslogistiekmodel zorgt er echter voor dat men zich dat ook veel sneller realiseert. Ook medewerkers die gewend zijn om op slechts een enkel aspect van dit proces te werken, krijgen hierdoor overzicht op en inzicht in het geheel.

Onderwijslogistiekmodel en inzetplanning

Puzzel onderwijslogistiekmodel

Met behulp van de bij het onderwijslogistiek model ontwikkelde puzzel en workshop kunnen alle betrokkenen bij onderwijslogistieke processen dit inzicht op eenvoudige wijze snel verwerven. Betere afstemming van deelprocessen en betere samenwerking van alle betrokkenen zijn dan het resultaat.

Ik hoor graag je reactie en ervaringen met het model.