Docenten en onderwijslogistiek

Onderwijslogistiek is een moeilijk werkterrein dat vaak ongewild zomaar tussen wal en schip kan valt. Bij een aantal onderwijsinstellingen is het nog steeds een synoniem voor inzetplanning en roostering. Anderen hebben al een stap gemaakt en het inzicht gekregen dat het een veel breder terrein beslaat. Om mij heen zie ik dat het dan bijna nog altijd het domein is van de facilitaire ondersteunende wereld met het accent op processen en systemen. Slechts zelden nemen onderwijsteams, docenten, bij onderwijslogistiek het voortouw.

Jammer want zij zijn bij uitstek de partij die aanvoelt en zou moeten formuleren waaraan onderwijslogistiek dient te voldoen. Ook begrijpelijk, het is niet hun natuurlijke aandachtsterrein.

In mijn vorige blog benoemde ik de verschillen tussen de facilitaire wereld en die van de onderwijsteam. Heel kort door de bocht: de onderwijsondersteunende, facilitaire en ICT wereld  waarin vooral rechtlijnig en rationeel gedacht wordt en de onderwijsteams waarin creativiteit en empathie de boventoon voeren. Teams van docenten die vaak wars zijn van strakke processen en niet altijd zicht hebben op de investeringen die nodig zijn om onderwijslogistieke processen in goede banen te leiden. Twee werelden die elkaar heel hard nodig hebben, maar vaak schuren, ook omdat ze elkaar niet aanvoelen en begrijpen.

Om elkaar beter te begrijpen helpt het om in ketens te denken. Bedenk elke keer wat de volgende schakel nodig heeft om het werk goed uit te voeren. Je kunt wel eindeloos op de vierkante centimeter roosterproblemen door de roostermaker laten oplossen, maar dat lost uiteindelijk niets op als de oorzaak van de problemen bij het maken van het curriculum zit. 

Te vaak ervaar ik dat onderwijsontwikkelteams helemaal los kunnen gaan in hun onderwijskundige creativiteit, zonder voldoende besef te hebben van de uitvoeringsmogelijkheden. Soms krijgt men kaders mee die een knellend korset zijn of als zodanig worden ervaren. De hakken gaan daardoor in het zand en vervolgens worden ze genegeerd. In andere gevallen zijn er geen kaders of zijn zo algemeen geformuleerd dat dit ook geen waarde heeft.

Resultaat is dan vaak een curriculum dat moeilijk uitvoerbaar is, soms alleen tegen te hoge kosten, soms op het laatste moment nog fors aangepast (uitgekleed) waardoor het oorspronkelijke onderwijskundige concept niet meer tot zijn recht komt.

Een belangrijke oplossingsrichting is samenwerking tussen deze 2 werelden. Dit begint met luisteren. Echt willen weten wat de ander beweegt en nodig heeft. Zoals al vaker geschreven, onderwijslogistiek is vooral mensenwerk. Hierbij sluit ik processen en systemen niet uit, maar deze zijn niet de grote gamechanger.

Professionele integrale teams zijn een goede mogelijkheid om de twee werelden te laten samenwerken. Dit vraagt om een open constructieve houding van alle betrokkenen. Het vraagt ook om realiteitsbesef, inlevingsvermogen en een stuk(je) kennis over andermans werkterrein bij zowel docenten als ondersteuning.

Hoe mooi zou het niet zijn als vanaf het begin van een onderwijsontwikkeltraject roostermakers al bij zo’n team aansluiten? Hoe goed zou het niet zijn als HRM-medewerkers direct meedenken? Je hoeft dan niet met strakke kaders te werken, maar gaat direct het gesprek aan. De deskundigen zitten meteen aan tafel en denken direct praktisch mee. Oplossingen worden in een vroeg stadium van een onderwijsontwikkeltraject geboren en moeilijke aanpassingen worden daardoor in een (te) laat stadium voorkomen.

De SIG Onderwijslogistiek organiseerde donderdag 19 mei de landelijke dag onderwijslogistiek. In het ochtendprogramma ging het o.a. over bovenstaand thema. Jolande van Meer van Avans hogeschool lichtte de balansdriehoek toe. Een instrument, indien goed gebruikt, dat veel onderwijslogistieke problemen voorkomt. Haar motto is "Met meer plezier, minder energie, meer bereiken". Lees het verslag hiervan op de teamsite van de SIG Onderwijslogistiek: Meer bereiken met minder energie. 

Ook op de komende HO-link conferentie is de SIG Onderwijslogistiek weer goed vertegenwoordigd. Wil je zelf ervaren hoe afhankelijkheden in de keten werken? Wil je hierover een advies? Wil je niet alleen luisteren naar sprekers, maar ook echt aan het werk? Doe dan mee aan het onderwijslogistiek experiment van de SIG. Zie het programma van de HO-link in sessieronde 1, 2 en 3 op donderdag 16 juni.

Grip op flexibilisering onderwijs

Een van de trends in het Hoger Onderwijs is verdere flexibilisering en personalisering. De subsidieregeling Flexibel Hoger Onderwijsvoor volwassenen is hier o.a. een aanjager voor. In dit kader starten komend studiejaar bij een flink aantal HBO-instellingen pilots. Het onderwijs in deze pilots moet meer tegemoet komen aan de individuele leervraag van volwassen studenten in het deeltijdonderwijs. Het is tevens een proeftuin om te onderzoeken wat hiervan de mogelijkheden zijn voor het reguliere onderwijs in de toekomst.

Individualisering samenleving 

Niet alleen in het Hoger Onderwijs is deze trend zichtbaar. De afgelopen week stelde staatssecretaris van Onderwijs Sander Dekker dat leerlingen in het middelbaar onderwijs het recht moeten krijgen vakken op een hoger niveau te volgen. In de Volkskrant te lezen onder de kop “School moet maatwerk bieden”.  De individualisering van de samenleving zie ik zo terug in de personalisering van onderwijsleertrajecten. Het oordeel of dit goed is voor leerlingen en onderwijskundig verstandig, laat ik graag aan anderen over. Denk echter ook goed na over de onderwijslogistieke effecten. In een vorig blog Maak het concreet of droom verder heb ik hier al over geschreven.

Stip op de horizon

Vertegenwoordigers van onderwijsinstellingen hebben bij SURF aangegeven dat zij behoefte hebben aan een stip op de horizon t.a.v. onderwijslogistiek en dan met name betreffende de toenemende flexibilisering. Hoe geven we deze flexibilisering en personalisering niet alleen onderwijskundig maar ook onderwijslogistiek handen en voeten? De SIG (Special Interest Group) Onderwijslogistiek en het programma Efficiënte Bedrijfsprocessen besteden al geruime tijd aandacht aan dit onderwerp en hebben deze uitdaging opgepakt.

Op moment van schrijven hebben Sir Bakx (programmamanager Efficiënte Bedrijfsprocessen bij SURF) en ik (projectleider onderwijslogistiek bij SURF) ruim 50 onderwijslogistieke stakeholders over dit onderwerp gesproken. Deze gesprekken geven een mooi inkijkje in de stand van zaken op onderwijslogistiek gebied. Kader bij deze gesprekken is het onderwijslogistiekmodel van de SIG. Op welke terreinen zitten de grootste uitdagingen? Faciliteren de huidige processen en ondersteunende systemen dit voldoende? Waar moet bij voorrang aan gewerkt worden? En willen en kunnen we samenwerken in dit traject?

Twee richtingen

Het is een zoektocht naar de goede antwoorden. Twee op het eerste gezicht tegengestelde bewegingen zijn wel al zichtbaar.  Hopelijk gaat dit ons helpen in die zoektocht naar de stip op de horizon.

Naar meer flexibilisering

Een beweging is richting meer flexibiliteit. Meer keuzemogelijkheden voor de student, soms richting sterk geïndividualiseerde studietrajecten. Dit is vooral zichtbaar bij HBO-instellingen die aan de vooravond staan van de pilots Flexibel Hoger Onderwijs voor volwassenen. Er wordt een beweging gemaakt van aanbodgericht naar meer vraaggestuurd. Onderwijsconcepten worden aangepast of nieuw bedacht, gelukkig nog net niet met de insteek “the sky is the limit”. Meestal is er genoeg realiteitsbesef dat nieuwe concepten niet in een paar maanden tijd ook nog onderwijslogistiek gefaciliteerd kunnen worden.

Naar minder personalisering

De andere beweging is tegengesteld hieraan, richting meer structuur en minder gepersonaliseerd. Deze beweging is zichtbaar bij die onderwijsinstellingen die al vele jaren flexibel en gepersonaliseerd onderwijs aanbieden. Naast efficiencyoverwegingen is het bieden van meer structuur aan studenten een belangrijke overweging hierbij. Het studentrendement wordt in de huidige flexibele en gepersonaliseerde trajecten als te laag beoordeeld. Uit onderzoek blijkt dat het ontbreken van voldoende structuur hier een van de oorzaken is.

Standaardisering en cultuur

Regelmatig is ook te horen dat standaardisering nodig is om flexibilisering en personalisering mogelijk te maken. Hier zie je twee werelden.

De onderwijsondersteunende, facilitaire en ICT wereld  die over het algemeen rechtlijnig en rationeel denkend is. Een noodzaak in dit vak. Anders wordt het een rommeltje. Daarnaast is er de wereld van de onderwijsteams waarin je meer creatieve en empathische mensen vindt. Op heel andere, onderwijskundige, gronden worden daar keuzes gemaakt. Deze werelden met twee verschillende culturen botsen regelmatig.

(Zie ook het blog van Simon Bos, IT en de business ontbreekt een goede dirigent, waarin dit kernachtig wordt beschreven.)

Over grenzen heenkijken

Beide partijen hebben elkaar nodig, maar denken en handelen vanuit een geheel ander perspectief. Het is vaak een uitdaging om deze werelden met elkaar in gesprek te laten gaan en zich in elkaar te laten verplaatsen. Ze te laten denken in ketens over de eigen grenzen heen. Workshops met de puzzel van het onderwijslogistiek model helpen hier enorm bij.

Naar stip op horizon

Het zal zeker nog een hele zoektocht worden naar de onderwijslogistieke stip op de horizon voor flexibel en gepersonaliseerd onderwijs. Misschien ligt deze wel in het midden van de twee werelden van zoeken naar meer vastigheid en structuur en die van meer flexibilisering en personalisering.

De mogelijkheden van nieuwe, ondersteunende systemen zullen hierbij een grote rol spelen. De menselijke factor in dit geheel is echter waarschijnlijk de doorslaggevende factor. Hebben alle betrokken partijen de visie en het lef om gezamenlijk te werken aan het realiseren van die stip op de horizon. Vanuit de SIG Onderwijslogistiek gaan we hier in ieder geval hard aan werken.

Zie ook het verwante blog:
Maak het concreet of droom verder

Onderwijslogistiek en de menselijke factor.

Aan het begin van dit jaar maak ik een ronde langs 10 verschillende Hoger Onderwijs-instellingen. Sir Bakx (programmamanager van het SURF-programma Efficiënte Bedrijfsprocessen) en ik (als voorzitter van de SIG Onderwijslogistiek) voeren gesprekken met de belangrijkste onderwijslogistieke stakeholders van deze instellingen. 

Stip op de horizon

Doel is het in kaart brengen van de onderwijslogistieke behoeften de komende 5 jaar. Centraal staat de toenemende flexibilisering en personalisering van het onderwijs. Tijdens deze gesprekken gaat het uiteraard over onderwijs, processen, data en ICT-systemen. Voldoen deze nu en ook nog de volgende 5 jaar? De SIG Onderwijslogistiek en het programma EB zullen samen met het onderwijs hiervoor een stip op de horizon zetten en willen dit vervolgens concreet onderwijslogistieke handen en voeten geven.

Cultuur
Bijna altijd komt bij deze gesprekken de cultuur en het menselijk handelen ter sprake. De meeste gesprekspartners vinden dit minstens net zo belangrijk als de proces- en systeem-kant. Vanuit een geheel andere hoek van de maatschappij werd dit onlangs bevestigd.

De Ongevallenraad voor veiligheid rapporteerde 28 januari j.l. over een dodelijk ongeval bij een brug in Zaandam waarbij een mevrouw om het leven kwam.

Persbericht Ongevallenraad

Wisselwerking techniek en gebruiker

Uit het onderzoek blijkt dat alle losse onderdelen van de brug zoals seinen, slagbomen, belijning en het camerasysteem voldeden aan de gestelde technische eisen. Toch was dit niet voldoende voor een goed functionerend en veilig systeem. 
De Ongevallenraad is van mening dat juist de wisselwerking tussen techniek, de gebruiker en de omgeving bepalend is voor de uiteindelijke veiligheid. Bij het doorvoeren van nieuwe bediensystemen en wijzigingen is het zaak om een integrale veiligheidsaanpak te hanteren, waarbij mens en techniek in onderlinge samenhang worden beschouwd.

Totale onderwijslogistieke plaatje
Deze onderlinge samenhang tussen mens en techniek is van groot belang, ook bij onderwijslogistiek. 

Een goed werkend SIS (Student Informatie Systeem) , inzetplanningstool, roosterprogramma en DLWO (Digitale Leer en Werk Omgeving) is heel mooi en noodzakelijk, maar niet voldoende. Het gaat om het totale onderwijslogistieke plaatje, waarbij je steeds scherp in beeld moet houden waarvoor je het allemaal doet: kwalitatief goed onderwijs waar docenten mee uit de voeten kunnen en studenten mee verder komen.

Menselijke factor
De Onderzoeksraad constateert ook dat er nog weinig onderzoek is gedaan naar de human factor bij de bediening van bruggen. Deze menselijke factor komt ook sterk naar voren bij het rondje van interviews in HO-instellingen. 
Een aspect hiervan is de samenwerking van alle betrokkenen bij de onderwijslogistiek. Van je eigen eilandje afkomen. Interesse, inzicht en begrip krijgen voor die ander in de onderwijslogistieke keten. De puzzel van het onderwijslogistiek model helpt hierbij. Samen met alle ketenpartners de puzzel leggen. Elke keer weer zie ik dan hoe intensieve gesprekken ontstaan over elkaars werk. Als je dan inzicht hebt in elkaars werk, is dat het begin van grip op de keten. Daarna kun je echt werken aan verbeteringen. 

Over grenzen heen werken
Mijn pleidooi is dan ook om deze menselijke factor meer te betrekken bij onderwijslogistieke projecten. Zet de gebruiker nog meer centraal. Kijk meer over de grenzen van de afzonderlijke systemen heen. Techniek helpt. Gestructureerde processen zorgen ervoor dat iedereen weet waar men aan toe is, maar . . . techniek, systemen en processen zijn geen doelen op zich. Het zou anders zomaar helemaal fout kunnen lopen.



Vijf andere berichten uit mijn blog:

• Roosters en het onderwijslogistiekmodel
• Roosterstress en het onderwijslogistiekmodel
• Onderzoek roosterproces uit de oude doos?
• Beeldvorming en werkelijkheid bij onderwijslogistiek
• Opvallende overeenkomsten tussen onderwijslogistiek en het plukken van criminelen.

Wil je reageren op een van deze berichten? Email mij: gert.idema@inholland.nl of reageer onderaan het blog.

Onderwijslogistiek en NS

Nieuwe jaar

Afgelopen week, de eerste keer na het ingaan van de nieuwe dienstregeling, weer in de trein van Alkmaar naar Den Haag. Tot een paar jaar terug was dit een prachtige rechtstreekse verbinding. Na het nodige gelobby, is er nu tijdens de spits opnieuw een snelle verbinding tussen Alkmaar en Haarlem. Nu belooft de NS met 1x overstappen in Haarlem een recordtijd neer te zetten. Een mooi vooruitzicht dit jaar, ware het niet ……..

Vertraging 

De nieuwe sneltrein zat achter een vertraagde intercity naar Amsterdam. Drie minuten te laat in Haarlem. De te halen intercity naar Den Haag stond er nog. Helaas, deuren dicht. Voor de neus van tientallen nog rennende en verbouwereerde reizigers vertrok de trein. Alternatief genomen, de sprinter. In Leiden overstappen op een andere intercity om nog 6 minuten goed te maken. Ook die vertraagd. Dan maar door met de sprinter.

Jammer. Poging van de NS met een nieuwe snelle verbinding mislukt. Hopelijk de eerste en enige keer dit jaar.

Eigenlijk mopper ik bijna nooit op de NS. Meestal gaat het goed. Tijdens de reis kan ik werken, word minder moe en hoef mij niet te ergeren in de files. Diezelfde ochtend, mijn tas uitpakkend op het werk, kwam ik hierin een oude Metro tegen.

METRO, december 2015

Over de schutting

Mijn stemming sloeg meteen om. Ik wist weer waarom ik vorig jaar wel heel chagrijnig was op de NS. Niet zozeer door hun dienstverlening. De conducteurs ervaar ik als een stuk plezieriger in de omgang dan 10 jaar terug. Ook niet vanwege het tekort aan materieel. Ook niet vanwege de vertragingen veroorzaakt door kapotte wissels. Techniek kan nu eenmaal kapot gaan en fouten maakt iedereen. Maar wel vanwege de arrogantie. De NS gooit een door henzelf veroorzaakt probleem over de schutting en het onderwijs mag het oplossen.

Uitgebalanceerde ketens

Als projectleider onderwijslogistiek ben ik o.a. voorzitter van de SIG (Special Interest Group) Onderwijslogistiek van SURF. Samen met collega’s uit het land proberen we dit complexe onderwerp handen en voeten te geven. Het door ons ontwikkelde onderwijslogistiek model biedt inzicht in en grip op deze materie. Nog steeds wordt onderwijslogistiek, ook binnen onderwijsinstellingen, vaak verward met roosters. Uiteraard hoort dat erbij, maar roosters zijn uiteindelijk het resultaat van een complexe keten. Een uitgebalanceerde keten die start met visieontwikkeling over onderwijs, een vervolg krijgt in een intensief traject van curriculumontwikkeling, waarna er tientallen vervolgwerkzaamheden zijn, van inrichten van ICT-systemen, aannemen en scholen van docenten tot investeringen in huisvesting. Uiteindelijk leidt dit tot onderwijs en bijbehorende roosters.

De NS kent als geen ander deze logistieke complexiteit. Materieel, personeel, ICT, samenwerking met een partner als Prorail, leiden tot een dienstregeling die daarna zo goed mogelijk wordt uitgevoerd. Een dienstregeling die het product is van afzonderlijke processen die in vele jaren zijn uitgekristalliseerd. Als je daarin ook maar iets verandert, dan loopt dit helemaal vast.

Onderwijslogistiek

In de onderwijslogistiek is dit niet anders. Gebouwen zijn vanwege o.a. kosten niet altijd ’s avonds open. Personeel kan niet zomaar, al was het maar vanwege cao-afspraken, op andere tijden worden ingezet. Studenten hebben een bepaald verwachtingspatroon als ze een studie starten. Een curriculum is zorgvuldig opgebouwd, waarbij je niet modulair eventjes onderdelen naar de avonduren kunt verplaatsen, enz. enz. Dit alles is niet anders dan bij de NS.

Hijgende politiek

Waarschijnlijk weet de NS dit ook wel allemaal. Misschien is het ook wel gewoon een noodsprong, om de in hun nek hijgende politiek enigszins van hen af te houden. Een politiek die deels leeft van dagkoersen, maar eigenlijk na de parlementaire onderzoeken naar o.a. ICT-projecten bij de overheid en het FYRA debacle, kan weten dat dit soort zaken niet op deze wijze even snel zijn op te lossen.

Samenwerking de sleutel

Ditzelfde gedrag is soms, gelukkig steeds minder, te zien in onderwijsinstellingen. Studenten mopperen over een rooster en de standaardreactie is dan vaak dat de roostermaker beter zijn werk moet doen. Terwijl deze roostermaker vaak alleen maar het afvoerputje is, waar eerder in de keten veroorzaakte problemen samenkomen. Een roostermaker die verschrikkelijk hard werkt om er nog maar iets van te maken. Workshops met het onderwijslogistiek model hebben een flink aantal onderwijsinstellingen inzicht gegeven in de complexiteit van onderwijslogistiek. Steeds vaker wordt gezocht naar de echte oorzaken en gewerkt aan meer structurele oplossingen. Oplossingen waarin onderwijsteams voorop, beleidsadviseurs, facilitaire en ICT-afdelingen nauw samenwerken.

Een goed 2016

Dit inzicht wens ik de NS en de hijgende politiek ook toe. Hopelijk blijf ik de komende tijd verschoond van dit soort berichtgeving als in de Metro en rijdt de NS de komende tijd iets beter op tijd. Als dat lukt wordt het een nog beter 2016.


P.S.
Een heel andere invalshoek, maar ook goed om te lezen: "Student uit spits benadeelt intensiever HO"  in ScienceGuide.