Het moment van de waarheid bij een onderwijslogistiek proces is de implementatie. Lukt het om de opbrengst nu breed in de organisatie te gebruiken? Soms kom je hier nog enkele verrassingen tegen. Over deze fase wordt vaak te gemakkelijk gedacht.
De tweede hobbel betrof afscheid nemen van het bekende. De meeste teams waren vertrouwd met de eigen spreadsheets. Bij een klein beetje tegenwind was men vaak geneigd hier weer op terug te vallen. De voordelen van de nieuwe tool werden dan snel vergeten. Duidelijke afspraken met alle ketenpartners hielpen om op het goede spoor te blijven.
Een andere hobbel waren de data. Een inzetplanningstool werkt alleen als je tot op detailniveau over de juiste gegevens beschikt. Niet altijd beschikten de onderwijsteams over alle informatie van het hele curriculum. Het implementatieteam nam veel tijd om dit scherp te krijgen. Hierbij hielp het dat de leden van het implementatieteam zelf veel onderwijservaring hadden.
Een onvoorziene hobbel was de transparantie van de tool. Zichtbaar werd waar de beschikbare uren naar toe gingen. Voor de afdeling Control heel plezierig, maar niet voor alle betrokkenen. Iedereen heeft een beetje “scharrelruimte” nodig heeft en die scharrelruimte was door de transparantie aanzienlijk verkleind.
Toch lukte het om bij bijna alle opleidingen de nieuwe werkwijze met de inzetplanningstool te implementeren. Door de voordelen voortdurend te benadrukken, klaar te staan als er vragen waren en vooral mee te denken met de onderwijsteams. Eén opleiding had zo’n afwijkende inrichting van onderwijs, dat we daarvoor een uitzondering maakten. Ook hiervoor moet je open staan bij een implementatie.
Vier stappen naar minder roosterstress.
Minder roosterstress, stap 1 Kennis en inzicht.
Minder roosterstress, stap 2 Analyse
Minder roosterstress, stap 3 Haalbare stappen
Wil je meer weten over mijn aanpak om onderwijslogistiek te doorgronden?
Laat het mij weten en stuur een email naar:
gert.onderwijslogistiek@gmail.com
Een praktijkvoorbeeld, hobbels nemen.
Als projectmanager nam ik een project over van een collega. Het betrof de ontwikkeling van een inzetplanningstool. De tool was klaar en moest alleen nog bij ruim 100 onderwijsteams geïmplementeerd worden. Bij de eerste sessie bleek dat de tool niet goed genoeg was. Hij werd als te omslachtig ervaren. De feedback bij de volgende teams bevestigde dit. Na enkele aanpassingen gingen we door. Eerste hobbel genomen.De tweede hobbel betrof afscheid nemen van het bekende. De meeste teams waren vertrouwd met de eigen spreadsheets. Bij een klein beetje tegenwind was men vaak geneigd hier weer op terug te vallen. De voordelen van de nieuwe tool werden dan snel vergeten. Duidelijke afspraken met alle ketenpartners hielpen om op het goede spoor te blijven.
Een andere hobbel waren de data. Een inzetplanningstool werkt alleen als je tot op detailniveau over de juiste gegevens beschikt. Niet altijd beschikten de onderwijsteams over alle informatie van het hele curriculum. Het implementatieteam nam veel tijd om dit scherp te krijgen. Hierbij hielp het dat de leden van het implementatieteam zelf veel onderwijservaring hadden.
Een onvoorziene hobbel was de transparantie van de tool. Zichtbaar werd waar de beschikbare uren naar toe gingen. Voor de afdeling Control heel plezierig, maar niet voor alle betrokkenen. Iedereen heeft een beetje “scharrelruimte” nodig heeft en die scharrelruimte was door de transparantie aanzienlijk verkleind.
Toch lukte het om bij bijna alle opleidingen de nieuwe werkwijze met de inzetplanningstool te implementeren. Door de voordelen voortdurend te benadrukken, klaar te staan als er vragen waren en vooral mee te denken met de onderwijsteams. Eén opleiding had zo’n afwijkende inrichting van onderwijs, dat we daarvoor een uitzondering maakten. Ook hiervoor moet je open staan bij een implementatie.
Implementatieteam
Onderwijslogistieke projecten zijn vaak heel complex en onderdeel van een heel proces. Al denkt men de materie te begrijpen, een mooi product op te leveren, goed over de implementatie te hebben nagedacht, dan nog loopt het zelden van een leien dakje. Het helpt enorm als je de implementatie net zo zwaar laat wegen als het ontwikkelproces, hiervoor genoeg tijd uittrekt en de gebruikers in alle fasen van het traject serieus neemt. Een goed implementatieteam dat de werkvloer echt kent en aanvoelt, doet ook wonderen.De andere blogs in deze serie:
Vier stappen naar minder roosterstress.
Minder roosterstress, stap 1 Kennis en inzicht.
Minder roosterstress, stap 2 Analyse
Minder roosterstress, stap 3 Haalbare stappen
Wil je meer weten over mijn aanpak om onderwijslogistiek te doorgronden?
Laat het mij weten en stuur een email naar:
gert.onderwijslogistiek@gmail.com
Geen opmerkingen:
Een reactie posten