Maak het concreet of droom verder.

Met veel interesse heb ik vandaag (ma. 14/12) het opiniestuk “Stel dromencentraal, niet de financiering” (http://www.volkskrant.nl/4206073) gelezen over studenten die voortaan per vak moeten kunnen studeren. Ik hoop dat de schrijvers, Stefan Wirken (voorzitter Landelijke Studentenvakbond), Pieter Duisenberg (VVD-Kamerlid), Mohammed Mohandis (PvdA-Kamerlid) en Dymph van den Boom (voorzitter van de UvA en de HvA), weten waar ze het over hebben. Het is in ieder geval mooi om te zien dat zo’n gezelschap met verschillende achtergronden en belangen tot dit gezamenlijke opiniestuk komt. Ik ga er maar vanuit dat zij hun dromen ook echt willen realiseren.

Beoogde effecten
De beoogde effecten wil ik hier niet ter discussie stellen. Dat doen anderen wel zoals Karl Dittrich van de VSNU (Vereniging van Universiteiten), Jasper van Dijk (SP-kamerlid) en Xandra Hoek (Asva-voorzitter). Als ik hier al een mening over heb, is die niet relevant binnen het kader waarin ik reageer: onderwijslogistiek.

Menno Oldenhof, voorzitter van de Centrale Medezeggenschapsraad van de HvA, maakt hier in Folia al opmerkingen over: ‘De organisatie zal nog wel een punt zijn,’ zegt hij. ‘Hoe gaat dit begroot en georganiseerd worden? Is het wel stabiel? Het is te hopen dat de pilot op deze vragen antwoorden gaat geven.’. Zeer terechte opmerkingen vanuit een onderwijslogistieke invalshoek gezien.

SIG Onderwijslogistiek
De afgelopen jaren heeft de SIG (Special Interest Group) Onderwijslogistiek, waarvan ik voorzitter ben, binnen SURF-verband zich over verschillende onderwijslogistieke aspecten van het onderwijs gebogen. De SIG onderwijslogistiek is een zeer gemêleerd en inhoudelijk gedreven gezelschap bestaande uit o.a. docenten, facilitair medewerkers, beleidsadviseurs en projectleiders onderwijslogistiek van een 10-tal hoger onderwijsinstellingen. We benaderen het onderwijs vanuit de keten en denken vanuit de student en docent die het onderwijs dagelijks vorm geven. Vanuit die invalshoeken willen we onderwijs onderwijslogistieke handen en voeten geven. Zie ook de brochure: Beter communiceren door gemeenschappelijketaal. (https://www.surfspace.nl/media/pdfs/c2a7bd23acad1ef3817aba3e64f8ecc3_20141031brochureonderwijslogistiekmodel.pdf)

Flexibele onderwijslogistiek, veel vragen
Onlangs op 20 november was een van onze landelijke studiedagen. Hier waren 85 collega’s uit het HO, die direct of indirect bij onderwijslogistiek betrokken zijn, aanwezig. In het middagprogramma hebben zij zich in 10 werkgroepen over 10 thema’s gebogen. De onderwerpen varieerden van curriculumontwikkeling, OER (Onderwijs Examen Regeling), BSA (Bindend Studie Advies) tot SIS (Student Informatie Systeem), roostering, onderwijsuitvoering als ook diplomering. Onderwerpen die de verdere flexibilisering van het onderwijs zullen faciliteren. 

Aandachtspunten bij flexibele onderwijslogistiek

Concrete aanleiding voor dit middagprogramma was de Subsidieregeling flexibel hoger onderwijs voor volwassenen. Het komend studiejaar start een flink aantal pilots. Een eerste verkenning van de onderwijslogistieke effecten hiervan leerde dat slechts weinigen de implicaties kunnen duiden. Tijdens de studiemiddag rond de 10 onderwijslogistieke thema’s werd dit bevestigd: veel vragen, heel veel vragen, geen tot weinig antwoorden.

De volgende gemaakte opmerkingen bij de terugkoppeling van de werkgroepen zijn echter ook interessant in het kader van het opiniestuk Stel dromen centraal, niet de financiering.

• Maak een goede, ook onderwijslogistieke, impactanalyse van je onderwijsconcept voordat je nieuw onderwijs ontwikkelt.
• Uniformeer waar het kan om maatwerk mogelijk te maken. Een goede onderwijscatalogus is onmisbaar.
• Flexibiliseer op grote eenheden, niet op kleine modulen. Maak geen individueel maatwerk – onbetaalbaar.
• Hoe houd je de hoeveelheid werk in de hand bij het opnemen van persoonlijke  leerplannen in cijferregistratiesystemen?
• Betrek alle stakeholders bij de uitvoering van dit soort experimenten: examencommissie, docenten, opleidingsdirectie, opleidingscommissie, studenten, studentendecanen, onderwijsbureau, NVAO, inspectie.
• Begin met strategie, beleid, regels. Begin vanuit de bedoeling.
• Denk marktgericht en houd overstapmogelijkheden scherp in beeld.
• Realiseer flexibele begeleiding.

Zie bovenstaande opmerkingen vooral niet als beren op de weg om flexibel onderwijs en ook flexibele financiering hiervan mogelijk te maken. Beantwoording van deze vragen en opmerkingen is echter wel nodig om de dromen concreet te maken. Niet in mooie beleidsplannen of in opiniestukken, maar concreet op uitvoeringsniveau. In dit soort trajecten zit het soms in kleinigheden. Als die niet tijdig worden opgelost zullen allerlei actoren in de keten gefrustreerd raken en komt er van de beste bedoelingen niets terecht. In het ergste geval worden we uit een boze droom wakker.

En nu verder
De SIG Onderwijslogistiek heeft de handschoen opgepakt. In verschillende werkgroepen geven we vorm aan de flexibilisering. Allereerst hebben we dit gedaan met het maken van het onderwijslogistiek model. Een volgende uitdaging is het creëren van een onderwijslogistiek kennisplatform. Het prototype is af. Nu verdere vervolmaking en hopelijk kunnen we dit daarna snel beschikbaar stellen aan het onderwijs.

Samenwerken en kennis bundelen

Een van de volgende uitdagingen is het geven van handen en voeten aan flexibele onderwijslogistiek voor flexibel onderwijs. Hiertoe bezoeken leden van de SIG en het programma Efficiënte Bedrijfsprocessen van SURF momenteel een flink aantal HO-instellingen om te inventariseren wat de mogelijkheden zijn om op dit vlak samen te werken. Voor ons is duidelijk dat samenwerking niet alleen nuttig, maar ook noodzakelijk is. Niet alleen vanwege de financiële investeringen is samenwerking noodzakelijk, maar ook om onze kennis in het HO te bundelen en te delen. Alleen zo is kwalitatief hoogwaardige en betaalbare onderwijslogistiek te realiseren.

Meedoen?!!!
Wil je hierover meedenken binnen de SIG onderwijslogistiek? Wil je onderwijsinstelling meer weten over de samenwerkingsmogelijkheden? Email mij: gert.idema@inholland.nl.


Wil je een korte introductie en mogelijkheden zien van het onderwijslogistieke model? Lees dan mijn blog: Roosters en het onderwijslogistiek model.

Minder werkdruk met onderwijsteams aan het stuur ?/!

Afgelopen week kwam ik een tweet tegen die stelde dat eigenaarschap bij teams van leraren kan bijdragen aan verlaging van de werkdruk. Deze visie komt overeen met mijn visie op onderwijslogistiek. Retweeted. Waarop heel snel de vraag volgde hoe ik dat concreet zag.

VO versus HO
Ik had mij bij mijn retweet niet gerealiseerd dat de boodschap hoogstwaarschijnlijk het VO betreft. Zo direct was het toepasbaar in mijn eigen leefwereld van het Hoger Onderwijs. Ik kon de bron van deze tweet niet vinden. Daarom dit blog als antwoord aan Bart van Kuik vanuit mijn eigen werkveld, HO en onderwijslogistiek.

Efficiency
In het HO kan vaak efficienter gewerkt worden. Dit is noodzakelijk, al was het alleen maar om voldoende middelen voor het "echte" onderwijs vrij te maken. Meestal wordt er dan gekeken naar het stroomlijnen van onderwijslogistieke bedrijfsprocessen. Kan het cijferproces niet beter? Kunnen docenten niet zelf de cijfers invoeren? Kan de roosterplanning niet strakker? Moeten de gegevens niet beter en tijdiger worden aangeleverd? BSA-procedure, moet toch niet zo ingewikkeld zijn? Dat OER-proces, moet dat echt zo lang duren? Er staan wel veel ruimtes op bepaalde uren leeg. Kan dat niet anders?

De verbeterpraktijk
In de praktijk zie ik dat bijna alle instellingen op bovengenoemde terreinen verbeteracties hebben. Vaak echter met kortstondig en/of beperkt resultaat. Wat je bijna altijd ziet is dat processen verbeterd worden vanuit de facilitaire, ondersteunende organisatie. Logisch want zij hebben soms een bezuinigingsopdracht, moeten vaak de rommel opruimen als processen niet goed lopen en hebben ook van nature, vanuit hun "blauwe" gedachtengoed, meer kennis van processen. In het onderwijslogistieke model gezien starten deze acties dan ook vanuit het blauwe terrein.

Wanneer Blauw het initiatief neemt en vervolgens de overhand krijgt over de rode en groene wereld in het model, gaat het fout. In de blauwe wereld is het dan goed geregeld, maar door onvoldoende besef wat er leeft in onderwijsteams ontstaat daar meer werk.
In die rode en groene wereld werken de docenten. Zij leven niet in een blauwe wereld van strakke processen. Onderwijs, de student, creativiteit, inventiviteit, enthousiasme staan voorop. Het is een andere cultuur. Zonder voldoende draagvlak in onderwijsteams zijn verbeteringen dan ook gedoemd te mislukken.

Onderwijsteams
Onderwijsteams hebben een bredere verantwoordelijkheid dan alleen lesgeven. Het start bij onderwijsontwikkeling. Bij taakvolwassen docententeams hoort daar een goede balans bij tussen studeerbaarheid, doceerbaarheid, organiseerbaarheid en betaalbaarheid.Onderwijsontwikkelteams krijgen altijd heldere en haalbare kaders mee op deze terreinen. Onderwijsontwikkeling door docenten is ook het startpunt van efficiente processen. Zo ontstaat er draagvlak en hoeft er vanuit het blauwe ondersteunende terrein minder bijgestuurd te worden. En ja, zo ontstaat er ook minder werkdruk voor alle partijen.
(Zie ook blz. 25 - 26 in de brochure Beter communiceren door gemeenschappelijke taal.)

Ideale wereld.
In de ideale onderwijslogistieke wereld werken de rode, blauwe en groene wereld intensief samen. De kern is de leefwereld en niet de systeemwereld. (Daarover later meer.)  Alleen dan kan er sprake zijn van een goed resultaat dat beklijft. Dan is er meer kwaliteit en efficiency.
Het lijkt ingewikkelder met al die partijen aan tafel. Het levert echter ook veel meer op.

Antwoord aan Bart van Kuik
Geen kort twitter-antwoord. Daar leent dit onderwerp zich niet voor. Ook bovenstaande is soms kort door de bocht en kent vele nuanceringen. Maar in concreto zie ik hier de mogelijkheden om werkdruk te verminderen, niet alleen bij docenten maar ook in de ondersteuning daarvan.


Zes andere berichten uit mijn blog:

• Onnodig: een ontevreden student
• Roosters en het onderwijslogistiekmodel
• Roosterstress en het onderwijslogistiekmodel
• Onderzoek roosterproces uit de oude doos?
• Beeldvorming en werkelijkheid bij onderwijslogistiek
• Opvallende overeenkomsten tussen onderwijslogistiek en het plukken van criminelen.

Wil je reageren op een van deze berichten? Email mij: gert.idema@inholland.nl of reageer onderaan het blog.

Onnodig: een ontevreden student

Bijna twee weken  terug was ik bij een tweedaagse bijeenkomst van KAAIWO / COMIT om het onderwijslogistiek model van de SIG toe te lichten. Gastheer was de TU Eindhoven. De CIO van de TU, Tom Abel,  leidde de conferentie in met een praktijkverhaal over onderwijslogistiek bij de TU Eindhoven. Een herkenbaar verhaal, waarin het vaak draaide om mensen en cultuur.

Erg leuk om te horen was dat medewerkers van de TU 2 jaar terug het onderwijslogistiek model van de SIG hadden gezien en dat ze dit nu als basis in de gesprekken met de onderwijsteams gebruiken.

Met de ruim 40 aanwezige managers ICT, informatievoorziening en administratieve automatisering uit het HO wisselden we o.a. van gedachten over de toenemende flexibilisering in het onderwijs. Onderwijsteams, facilitaire ondersteuning  en ICT zullen met elkaar daar flink aan moeten werken. Panklare oplossingen zijn niet voorhanden. Dit wordt de komende jaren nog een hele ontdekkingstocht.

Trein

Ook naar deze KAAIWO / COMIT bijeenkomst ging ik per trein. Het leuke van reizen met de trein is dat je allerlei mensen treft. De treinreis van Alkmaar naar Eindhoven biedt daar alle gelegenheid voor. Als er dan ook nog een groep studenten naast je komt zitten, hoef je geen oren op steeltjes te hebben om mee te genieten.

Studentenwereld

Twee van de vier studenten uit het groepje voerden een heftig gesprek. Enkele dagen eerder was een extra tentamen aangeboden voor een bepaald vak. Dit was alleen mondeling gecommuniceerd. Een van de studenten was daar niet van op de hoogte. Nu was een kans gemist. Niet dat dat nu erg was, maar aan het einde van het jaar misschien wel, als zij dan onvoldoende stond. Ze was vooral verontwaardigd over de manier waarop het gelopen was en het vervolg.

Bij de docent had zij geklaagd. Hij stond niet open voor haar kritiek. Hij raadde haar aan een klacht in te dienen. Een digitaal klachtenformulier werd ingevuld, bevestiging van ontvangst ontbrak. Nog maar eens hetzelfde formulier ingevuld, een, volgens haar zeggen, wel 2 A4-tjes lange lijst met vragen. Een andere docent sprak haar enkele dagen daarop aan. De klacht was in behandeling en zou binnen 6 weken beantwoord worden. Resultaat vier mopperende studenten, om over hun achterban nog maar niet te spreken.

Complex mensenwerk.

Vanuit mijn vorige functies als docent, teamcoördinator en opleidingsmanager herken ik helaas dit soort situaties. Voor dit blog ga ik er van uit dat de geschetste situatie grotendeels juist is. Het zijn storende gebeurtenissen die een negatief effect hebben op de studenttevredenheid en veel onnodig extra werk veroorzaken.

Wat kan er beter?

In deze situatie zijn er verschillende gemiste kansen.

ü  Publiceer aan het begin van het studiejaar een toetsrooster en houd je hieraan. Wanneer hier toch een wijziging op is, publiceer die dan duidelijk en officieel. Sta op geen enkele manier toe dat er via een informeel circuit een extra kans wordt aangeboden.

ü  Verwijs een student bij een klacht, terecht of onterecht, niet direct naar de klachtenprocedure. Probeer er eerst gezamenlijk uit te komen.

ü  Richt de klachtenprocedure zo klantvriendelijk mogelijk in. Vermijd lange vragenformulieren, houd het zo smart mogelijk en zorg ervoor dat de student direct kan zien dat zijn klacht is geregistreerd en in behandeling is genomen.

ü  Zorg voor een adequate afhandeling van de klacht, niet met het accent op de procedure, liefst zo inhoudelijk mogelijk. Laat een student niet bungelen. Voorkom onnodige bureaucratisering en juridisering.

Werelden bij elkaar

De SIG Onderwijslogistiek houdt zich bezig met het geheel van processen, systemen en informatiestromen en brengt de werelden van studenten, ICT en onderwijsteams bij elkaar.

Dat is zichtbaar in het onderwijslogistiek model en ook in de samenstelling van kernteam en werkgroepen. Hoewel de SIG Onderwijslogistiek hier nog heel graag versterking van vertegenwoordigers uit docententeams bij wil: docenten, teamcoördinatoren en opleidingsmanagers. Denk mee en meld je aan: gert.idema@inholland.nl.


Vijf andere berichten uit mijn blog:

• Roosters en het onderwijslogistiekmodel
• Roosterstress en het onderwijslogistiekmodel
• Onderzoek roosterproces uit de oude doos?
• Beeldvorming en werkelijkheid bij onderwijslogistiek
• Opvallende overeenkomsten tussen onderwijslogistiek en het plukken van criminelen.

Wil je reageren op een van deze berichten? Email mij: gert.idema@inholland.nl of reageer onderaan het blog.

Opvallende overeenkomsten tussen onderwijslogistiek en het plukken van criminelen.

Vandaag, vrijdag 11 september, opende de Volkskrant met een groot artikel over het plukken van criminelen: Burgemeesters: pluk de crimineel. Op het gevaar af dat iemand mij zal verwijten dat ik onderwijslogistiek vergelijk met criminaliteit wil ik hier toch iets over kwijt.

Volgens de Volkskrant staat in een rapport van onderzoeksbureau AEF:

“Afpakken wordt in Nederland langs verschillende lijnen vormgegeven: strafrecht, fiscaal recht en bestuursrecht. Door samen te werken kunnen politie, OM, Belastingdienst en gemeenten per zaak de effectiefste aanpak inzetten.” Maar, aldus het rapport “er is momenteel geen gezamenlijke afpakambitie uitgesproken.”

Versnippering

Diezelfde versnippering zie ik bij onderwijslogistiek. Allerlei afdelingen binnen instellingen werken hard aan verbeteringen op dit gebied: ICT-architecten, beleidsadviseurs, kwaliteitsmanagers, functioneel beheerders, studentenadministraties, juristen, roostermakers, bestuurders en last but not least de onderwijsteams zelf. 
Veel instellingen hebben een (voorzichtig) begin gemaakt om hier meer lijn in aan te brengen. Dat is een moeilijk traject. Medewerkers moeten verder gaan kijken dan hun eigen eilandje en gaan samenwerken over de eigen grenzen heen. Dat is niet eenvoudig en snel te realiseren, maar is wel een voorwaarde om verder te komen. 
De SIG Onderwijslogistiek doet hiervoor een aantal concrete handreikingen met presentaties, workshops, uitgaves en puzzel. Het is ook een werkplaats van collega’s uit het onderwijs van docent tot roostermaker. 

Ruimte maken voor goed onderwijs
Bij onderwijslogistiek kunnen we ook de aanbevelingen uit het Parlementair onderzoek naar ICT-projecten bij de overheid ter harte nemen. Ik zie dat we regelmatig ergens aan beginnen, keihard werken voor een goed resultaat en uiteindelijk verbaasd zijn dat het veel energie, tijd en financiële middelen heeft gekost en weinig oplevert. Versnippering, los zand, geen overzicht op het geheel liggen hier vaak aan ten grondslag. Vaak zijn wij hierbij ook uit het oog verloren waarvoor we het eigenlijk allemaal doen: goed onderwijs vanuit een maatschappelijke opdracht.

“Rijk laat tientallen miljoenen liggen door versnipperde aanpak”, stond boven het artikel.  Door een versnipperde aanpak op onderwijslogistiek terrein verspillen we veel geld aan dure applicaties en inefficiënte processen. Niet alleen binnen de instellingen afzonderlijk, maar ook branche-breed. Er blijft zo minder geld over voor de corebusiness, het onderwijs zelf.

Ambitie, daadkracht en samenwerking
De  burgemeesters willen met een gezamenlijke aanpak meer opbrengsten genereren. Zo’n gezamenlijke aanpak in het Hoger Onderwijs kan ook bij onderwijslogistiek veel opleveren en  verspilling tegengaan. De ideeën zijn er, het platform is aanwezig: SURF, programma Efficiënte bedrijfsprocessen bij SURF en de SIG onderwijslogistiek. Nu graag nog een gedeelde ambitie, daadkracht en samenwerking in het Hoger Onderwijs om hier vaart mee te maken. 


Lees ook de andere blogs over o.a. Roosters en het  onderwijslogistiek model.

Beeldvorming en werkelijkheid bij onderwijslogistiek

In een eerdere blog schreef ik dat onderwijslogistiek een apart vakgebied is. Iedereen denkt er verstand van te hebben. Alle betrokkenen hebben er dan ook direct mee te maken, zelfs voordat er ook maar 1 les gegeven is. Denk aan het inschrijf- en roosterproces. In zo’n speelveld hebben velen ook altijd direct hun mening klaar.

• Roosters niet op tijd? Kom op roostermaker, werk nu gewoon even door.
• Cijfers te laat bekend? Laat die docenten nu gewoon even sneller werken.

Valkuil

Ook ik trap soms in deze valkuil. In mijn vorige blog schreef ik over een onderzoek naar roosterprocessen. Ik verwachtte o.a. als uitkomst dat roostermakers wel onvolkomenheden in hun roosterapplicatie zouden benoemen als belangrijk verbeterpunt. Mijn ervaring was, en is, dat als er iets mis gaat in het onderwijs er vaak snel naar een gebrek aan gebruiksvriendelijkheid van applicaties wordt gewezen. Hier was dit beslist niet aan de orde. Ze waren juist tevreden over hun applicatie. De problemen lagen in hun ogen op een heel ander vlak: het gebrek aan kwaliteit van de aangeleverde gegevens.

Beelden

Naast de bijna 3.000 studenten, ruim 300 docenten en 16 roostermakers deden ook 25 opleidingsmanagers aan dit roosteronderzoek mee. In de enquête en vervolggesprekken erkenden de meeste opleidingsmanagers dat er steeds een aanzienlijk aantal wijzigingen naar de roostermakers werden gestuurd. Het betrof dan vooral mutaties in docentbeschikbaarheid, formatiegegevens en studentenaantallen en groepen. Het betrof maar zelden veranderingen in het curriculum, stelden zij in dit onderzoek. Dit beeld kwam niet overeen met die van de roostermakers en mijn toenmalige projectteam. Het vereiste dan ook een vervolgonderzoek.

Soorten mutaties

In dit vervolgonderzoek kwam naar voren dat er meer dan 30 verschillende typen wijzigingen waren. Opvallend in dit onderzoek was ook, dat het aantal wekelijkse mutaties aanzienlijk toenam, naar gelang de onderwijsperiode vorderde. Soms waren er vanaf de vierde week van de 10-weekse onderwijsperiode in meer dan 50% van de gepubliceerde activiteiten wijzigingen aangebracht.

Deze mutaties varieerden van een wijziging van lesruimte, tijdstip, docent, annulering van een onderwijsactiviteit tot aan het toevoegen hiervan. De meeste wijzigingen hadden vooral een facilitaire achtergrond en effect. Mits tijdig doorgegeven en gepubliceerd hebben deze meestal een beperkt effect op het werk van de roostermaker en de student- en docenttevredenheid.

Mutaties en curriculum

Een minderheid van de mutaties had te maken met wijzigingen in het curriculum. Het waren er weliswaar weinig, minder dan 10% van de mutaties, maar meer dan de opleidingsmanagers in het roosteronderzoek aangaven.  
Heel vervelend bij dit soort mutaties is dat de roostermakers juist aan dit soort mutaties veel werk hebben. Het heeft enorme effecten op al gemaakte en gepubliceerde roosters. Soms moeten delen van het rooster weer helemaal op de schop en kan de roostermaker bijna weer opnieuw beginnen. Hier lag dan ook de oorzaak van het verschil in beeldvorming tussen opleidingsmanagers en roostermakers.

Wijzigingen en HRM

Wijzigingen in docenteninzet hebben ook een grote impact. Deels hoort dit bij het werk van alledag van een roostermaker. Ziekte en zeerte maken nu eenmaal deel uit van het leven. Roosterwijzigingen met deze achtergrond blijven vervelend, maar bij de meeste studenten is hier wel begrip voor.

Veel minder begrip is er als deze mutaties veroorzaakt worden door het niet tijdig invullen van vacatures. Helemaal niet als dit ook nog het gevolg is van stroperige HRM-procedures. Roostermakers worden hier zeer, zeer ongelukkig van en wanneer onderwijsactiviteiten hierdoor niet, onvolledig of te laat aangeboden worden, heeft dit grote gevolgen voor de student- en docenttevredenheid.

Beelden en onderzoek

Wanneer ik bovenstaande beelden en onderzoeksresultaten deel met collega’s op o.a. de landelijke dagen van de SIG Onderwijslogistiek, herkent iedereen ze direct. Meestal kunnen collega’s dit echter niet onderbouwen met cijfers. Dat is jammer. Want hoe zit het nu echt in HO Nederland?

In een reactie op mijn vorige blog, werd er o.a. gepleit voor een gedegen onderzoek naar de werkzaamheden van de roostermaker. Waar is deze nu zijn tijd echt aan kwijt? Wat moet er gedaan worden om zijn werk te verbeteren? Zien we hierin overeenkomsten bij instellingen? Kunnen we hierin samen een slag maken? 
In de eerstvolgende bijeenkomst van de werkgroep inzetplanning/roostering van de SIG Onderwijslogistiek zal dit ingebracht worden. Ik zal hierna er in een blog op terugkomen.

Werkgroep inzetplanning - roostering
Wil je in de werkgroep inzetplanning/roostering van de SIG Onderwijslogistiek meedenken? Loop je rond met een thema dat je verder uitgezocht wilt hebben? Meld je aan bij de voorzitter van deze werkgroep Johan de Boer (johan.deboer@inholland.nl) en kom naar de eerstvolgende bijeenkomst van de werkgroep op vrijdagmiddag 25 september in Utrecht. 

Wil je eerst iets meer weten over de SIG Onderwijslogistiek, bezoek dan de teamsite: https://www.surfspace.nl/sig/70-onderwijslogistiek/ .

Onderzoek roosterproces uit de oude doos?

Toen ik mijn eerste 2 blogs schreef over roosteren, het roosterproces en het onderwijslogistiekmodel, herinnerde ik mij dat 2 studenten van Inholland als afstudeeropdracht een onderzoek hebben gedaan naar het roosterproces. Ze spraken en enquêteerden vertegenwoordigers van de vier belangrijkste stakeholders in dit proces:

·         roostermakers;

·         opleidingsmanagers;

·         docenten;

·         studenten.

Dit onderzoek leverde mooie resultaten op, waarmee ik destijds als projectleider proceskwaliteit mijn voordeel deed. Hieraan terugdenkend heb ik het onderzoek opgezocht om nog eens mijn huidige ervaringen te toetsen aan de harde kwantitatieve gegevens van toen.

Tussenuren 

Er zaten enkele verrassingen in delen van dat onderzoek. Zo nam ik aan, evenals velen van mijn collega’s, dat studenten tussenuren vervelend vinden. Dit beeld werd bevestigd. Ruim de helft van de studenten vond tussenuren vervelend tot zeer vervelend. Slecht 10% ervoer tussenuren als prettig tot zeer prettig. Roostermakers streefden dan ook altijd naar zo min mogelijk tussenuren.

In het onderzoek werd hier verder op doorgevraagd. Hierbij bleek dat een aaneengesloten rooster ook niet altijd werd gewaardeerd. Een grote groep, 32%, heeft na 3 aaneengesloten lesuren behoefte aan een tussenuur. Slechts 24% had geen enkele behoefte aan tussenuren.

Na hoeveel lesuren (45 minuten) heb jij behoefte aan een tussenuur?
Na 1 lesuur	1,6%
Na 2 lesuren	23,7%
Na 3 lesuren	31,7%
Na 4 lesuren	16,6%
Na 5 lesuren	1,7%
Na 6 lesuren	0,6%
Na meer dan 6 lesuren	0,4%
Ik heb helemaal een behoefte aan tussenuren	23,8%

De veronderstelling dat studenten tussenuren vervelend vinden werd met deze vraag behoorlijk genuanceerd. 

Studenten

De 2.834 student-respondenten in dit onderzoek werden op allerlei aspecten rondom het rooster bevraagd. De studenttevredenheid van het rooster werd door 6 aspecten beïnvloed, waarvan het aantal tussenuren de minst belangrijke bleek te zijn.

Met stip de belangrijkste factor die de studenttevredenheid beïnvloedde was het tijdstip waarop het rooster gepubliceerd werd.  Direct daarna komen tevredenheid rondom het tijdstip van publicatie van het tentamenrooster en het aantal ervaren fouten en wijzigingen in het rooster. De wijze van publicatie van het rooster, het aantal lesuren op een dag en het aantal tussenuren speelden een veel kleinere rol.

Docenten

Aan dit onderzoek deden ook 334 docenten mee. Er zijn opvallende overeenkomsten met studenten. Met stip op 1 is het tijdig publiceren van het rooster de belangrijkste factor in de docenttevredenheid over het rooster. Daarna zijn dit het aantal wijzigingen en fouten in het rooster en op de derde plaats het aantal tussenuren.

Opleidingsmanagers

25 Opleidingsmanagers zijn ondervraagd in dit onderzoek. Bijna allemaal geven zij aan dat er nog veel wijzigingen zijn na het doorgeven van de roostergegevens aan het roosterbureau. Het betreft dan vooral wijzigingen in de beschikbaarheid van de docent, formatiegegevens en studentenaantallen. Slechts een enkeling geeft aan dat het wijzigingen in het curriculum betreft. Over dit laatste punt valt nog veel te zeggen, want dit kwam beslist niet overeen met de beleving van de roostermakers en later onderzoek naar het type wijzigingen in het rooster.

Roostermakers

Van de roostermakers zijn er 16 bevraagd. Ik verwachtte dat zij wel opmerkingen zouden hebben over de roosterapplicatie. Op een enkele wens na, was men hier echter tevreden over. Kernpunt van hun opmerkingen was de te late en incomplete aanlevering van gegevens door de opleidingen. Gegevens die ook nog eens op talloze verschillende manieren werden aangeleverd. Roostermakers voelden zich in deze setting ook slecht begeleid. 

Afstudeeropdracht

Mede door dit meer dan professionele onderzoek van 2 afstudeerders zijn een aantal verbetertrajecten gericht in gang gezet. De roosterorganisatie is geherstructureerd en kreeg meer aandacht. Scholing en begeleiding van roostermakers is verbeterd. Een project inzetplanning werd gestart, waardoor de aanlevering van roostergegevens vanuit de opleidingen uniform en transparant werd.

De volgende bottleneck in het rooster- en planningsproces kwam nu veel sterker naar voren: het vaak niet tijdig opgeleverde en voldoende specifiek gemaakte curriculum. Hier was nu veel werk aan de winkel. Om in de termen van het onderwijslogistiekmodel te praten: blauw was nu in orde, maar in het rode gedeelte, in de onderwijsteams, was nog het nodige werk te verzetten.

Onderwijslogistiekmodel - roostering en inzetplanning

Oude doos

En die oude doos in de titel? Het is een onderzoek uit 2009, maar wat ik in mijn gesprekken met vertegenwoordigers van allerlei instellingen hoor, nog steeds zeer relevant. En ja, ook een echte oude doos. Door een interne verhuizing is het deze week letterlijk uit een oude verhuisdoos gevist.

Onderwijslogistiekmodel

Wil je meer weten over het onderwijslogistiekmodel van de SIG Onderwijslogistiek, lees dan ook mijn vorige blogs.

Roosters en het onderwijslogistiekmodel.

Roosteren - onderwijslogistiek

In mijn rol als voorzitter van de SIG (Special Interest Group bij SURF) onderwijslogistiek had ik het voorrecht veel mensen in het Hoger Onderwijs te spreken over allerlei facetten van onderwijslogistiek. Bij veel van deze gesprekken gaat het vaak direct over het roosteren. Het rooster is dan bijna synoniem aan onderwijslogistiek.  Dit weerspiegelde zich ook ruim 2 jaar terug in de eerste landelijke bijeenkomst van de SIG, waar bijna de helft van de ruim 50 aanwezigen bestond uit roostermakers en coördinatoren van roosterbureaus. 

Dit beeld van onderwijslogistiek is de afgelopen jaren al enigszins bijgesteld. Naar  de landelijke bijeenkomsten van de SIG zien we een steeds gemêleerder gezelschap komen. Bij het starten van mijn blogs heb ik ook lang getwijfeld of ik met  het roosteren wel wilde starten. Het is echter zo’n mooi onderwerp om allerlei situaties rondom onderwijslogistiek voor een breed publiek te illustreren, dat ik in mijn eerste blogs hier toch mee start.

Inzetplanning

Een paar jaar terug was ik projectleider van de implementatie van een inzetplanningstool. De roosterorganisatie stond er goed voor. Kwantitatief en kwalitatief was deze op sterkte. Roostermakers snakten echter wel naar uniforme aanlevering van de te plannen onderwijsactiviteiten. De kosten voor aanschaf en onderhoud van allerlei verschillende planningstools waren hoog. Ook werden veel planningen gedaan in al of niet mooie en ingewikkelde Excel-sheets die door enthousiaste docenten waren gemaakt. Een professionele instelling heeft echter degelijker en efficiënter gereedschap nodig.

Implementatie nieuwe inzetplanningstool

Na een uitgebreid voortraject werd de nieuwe inzetplanningsapplicatie geïmplementeerd bij de planners in de ruim 100 onderwijsteams. Bijna altijd werd de planning gedaan door teamcoördinatoren, opleidingsmanagers of soms een medewerker van het secretariaat. Zoals bij elke nieuwe applicatie is het moeilijk om afscheid van je bestaande tool en proces te nemen. Veranderen is lastig en kost nu eenmaal veel energie. Deze hobbel kon met een uitgebreid implementatietraject en met veel ondersteuning voor de planners genomen worden.

Het echte probleem

Een tweede hobbel bleek echter aanzienlijk moeilijker te nemen. De nieuwe planningstool maakt het noodzakelijk dat de te plannen onderwijsactiviteiten tijdig en strak in de applicatie worden vastgelegd. Niet alle opleidingen konden hieraan voldoen. Ze waren gewend om in het curriculum tot zeer kort voor de start van een onderwijsperiode nog wijzigingen aan te brengen. De nieuwe processen en de transparantie van de applicatie brachten dit haarfijn aan het licht. Direct werd duidelijk waar de echte problemen van inzetplanning zaten: niet bij het roosteren, niet bij de inzetplanning, maar in het tijdig vaststellen van het curriculum. Om tijdig kwalitatief goede roosters te publiceren, is het vooral noodzakelijk om verbeteringen op het gebied van curriculumontwikkeling in onderwijsteams te realiseren.

Visualiseren van processen

Als de verschillende projectteams toen al de beschikking hadden gehad over het onderwijslogistiekmodel had dit direct al veel voordeel opgeleverd. Ook toen wisten de meeste betrokkenen wel dat een rooster het eindproduct is van een lange ingewikkelde keten van activiteiten: van curriculumontwikkeling, invullen van vacatures, maken van conceptroosters en het publiceren van het definitieve rooster. Zie hierover ook mijn eerste blog. 

De visualisatie van processen op hoofdlijnen in het onderwijslogistiekmodel zorgt er echter voor dat men zich dat ook veel sneller realiseert. Ook medewerkers die gewend zijn om op slechts een enkel aspect van dit proces te werken, krijgen hierdoor overzicht op en inzicht in het geheel.

Onderwijslogistiekmodel en inzetplanning

Puzzel onderwijslogistiekmodel

Met behulp van de bij het onderwijslogistiek model ontwikkelde puzzel en workshop kunnen alle betrokkenen bij onderwijslogistieke processen dit inzicht op eenvoudige wijze snel verwerven. Betere afstemming van deelprocessen en betere samenwerking van alle betrokkenen zijn dan het resultaat.

Ik hoor graag je reactie en ervaringen met het model.