Waar schuurt het (en hoe los je het op)?

Als je mijn serie blogs over het onderwijslogistiek 4-stappenplan hebt gelezen, dan kun je alleen maar concluderen dat onderwijslogistiek eigenlijk heel eenvoudig is. Gewoon kennis vergaren, stap 1, de situatie analyseren, stap 2, plan maken, stap 3, stap voor stap implementeren en vasthouden, stap 4. Klaar! Wanneer ik in gesprek ben met onderwijsinstellingen, blijkt niets vaak minder waar te zijn.

Allemaal hanteren ze verschillende invalshoeken. De een zet vooral in op techniek, een ander heeft een heel veranderprogramma en een derde zweert bij Lean. Velen zijn nog zoekend.

Bij onderwijslogistiek komt de oplossing niet van één kant. Het gaat om de samenhang en het vasthouden. Het onderwijslogistiek proces stopt nooit.

Waar schuurt het?

Om tot een goed resultaat te komen zal er moeten worden samengewerkt door de verschillende afdelingen van de onderwijsorganisatie. Samenwerking tussen onderwijsteams en ondersteunende diensten, over de grenzen heen van de 20 verschillende terreinen van het onderwijslogistiekmodel.

Dat dit niet eenvoudig is, is deels te verklaren uit de verschillende culturen van teams. Facilitaire medewerkers die gewend zijn gestructureerd volgens vaste werkprocessen te werken en docententeams die creatiever werken en een hekel hebben aan vaste procedures. Hier begint het schuren. Men begrijpt elkaars belangen niet en spreekt een andere taal.

Het helpt enorm als je op een goede manier met elkaar in gesprek gaat. Werktafels en workshops met het onderwijslogistiekmodel doorbreken snel barrières. Bijna vanzelf ontstaat er dan inzicht in en begrip voor de belangen van elkaars werk.

Informatie.

Wil je meer weten over mijn manier van werken om barrières te doorbreken? Stuur een email naar gert.onderwijslogistiek@gmail.com.

Blogs

Op Onderwijslogistiek.blogspot.com kun je de serie blogs over het onderwijslogistiek vierstappenplan lezen.

• Vier stappen naar minder roosterstress.
• Minder roosterstress, stap 1 Kennis en inzicht.
• Minder roosterstress, stap 2 Analyse
• Minder roosterstress, stap 3 Haalbare stappen
• Minder roosterstress, stap 4 Implementeren 

Minder roosterstress, stap 4 Implementeren en vasthouden

Het moment van de waarheid bij een onderwijslogistiek proces is de implementatie. Lukt het om de opbrengst nu breed in de organisatie te gebruiken? Soms kom je hier nog enkele verrassingen tegen. Over deze fase wordt vaak te gemakkelijk gedacht. 

Een praktijkvoorbeeld, hobbels nemen. 

Als projectmanager nam ik een project over van een collega. Het betrof de ontwikkeling van een inzetplanningstool. De tool was klaar en moest alleen nog bij ruim 100 onderwijsteams geïmplementeerd worden. Bij de eerste sessie bleek dat de tool niet goed genoeg was. Hij werd als te omslachtig ervaren.  De feedback bij de volgende teams bevestigde dit. Na enkele aanpassingen gingen we door. Eerste hobbel genomen.

De tweede hobbel betrof afscheid nemen van het bekende. De meeste teams waren vertrouwd met de eigen spreadsheets. Bij een klein beetje tegenwind was men vaak geneigd hier weer op terug te vallen. De voordelen van de nieuwe tool werden dan snel vergeten. Duidelijke afspraken met alle ketenpartners hielpen om op het goede spoor te blijven.

Een andere hobbel waren de data. Een inzetplanningstool werkt alleen als je tot op detailniveau over de juiste gegevens beschikt. Niet altijd beschikten de onderwijsteams over alle informatie van het hele curriculum. Het implementatieteam nam veel tijd om dit scherp te krijgen. Hierbij hielp het dat de leden van het implementatieteam zelf veel onderwijservaring hadden. 

Een onvoorziene hobbel was de transparantie van de tool. Zichtbaar werd waar de beschikbare uren naar toe gingen. Voor de afdeling Control heel plezierig, maar niet voor alle betrokkenen. Iedereen heeft een beetje “scharrelruimte” nodig heeft en die scharrelruimte was door de transparantie aanzienlijk verkleind.

Toch lukte het om bij bijna alle opleidingen de nieuwe werkwijze met de inzetplanningstool te implementeren. Door de voordelen voortdurend te benadrukken, klaar te staan als er vragen waren en vooral mee te denken met de onderwijsteams. Eén opleiding had zo’n afwijkende inrichting van onderwijs, dat we daarvoor een uitzondering maakten. Ook hiervoor moet je open staan bij een implementatie.

Implementatieteam

Onderwijslogistieke projecten zijn vaak heel complex en onderdeel van een heel proces. Al denkt men de materie te begrijpen, een mooi product op te leveren, goed over de implementatie te hebben nagedacht, dan nog loopt het zelden van een leien dakje. Het helpt enorm als je de implementatie net zo zwaar laat wegen als het ontwikkelproces, hiervoor genoeg tijd uittrekt en de gebruikers in alle fasen van het traject serieus neemt. Een goed implementatieteam dat de werkvloer echt kent en aanvoelt, doet ook wonderen.

De andere blogs in deze serie:

Vier stappen naar minder roosterstress.

Minder roosterstress, stap 1 Kennis en inzicht.

Minder roosterstress, stap 2 Analyse

Minder roosterstress, stap 3 Haalbare stappen


Wil je meer weten over mijn aanpak om onderwijslogistiek te doorgronden? 
Laat het mij weten en stuur een email naar:

gert.onderwijslogistiek@gmail.com 

Minder roosterstress, stap 3 Haalbare stappen

Ik houd er niet van uitgebreide programma- of projectplannen te maken. Er zitten vaak te veel haakjes aan. Iedereen die het project toch al niet zag zitten, zal hierop reageren en in het beste geval de snelheid uit het project of programma halen. Dit geldt helemaal voor onderwijsorganisaties waarin de structuur niet altijd helder is en bijna iedereen vindt dat hij zich ermee mag of zelfs moet bemoeien.

Compact, duidelijk en overzichtelijk werkt veel beter. Het liefst met zo weinig mogelijk tekst en met duidelijke schema’s. Het is de kunst om samen met alle betrokkenen de stip op de horizon ook te ontdekken. Niet laten zien, maar samen ontdekken.

Dat lukt niet altijd. Mijn valkuil was dat ik precies wist waar ik naar toe wilde en met zevenmijlslaarzen dat einddoel ook direct wilde halen. Helaas, werkt dat in de praktijk niet zo. Het kost veel tijd om iedereen dezelfde richting op te laten kijken en werken.

Program Canvas

In mijn onderwijslogistiek 4-stappenplan is stap 3 belangrijk voor de haalbaarheid van het plan. Uiteraard eerst inzicht en grip krijgen op de materie, stap 1, daarna de situatie in je eigen onderwijsinstelling goed analyseren, stap 2, en dan het plan. Het plan met de stip op de horizon en alle haalbare tussenstappen.

In de leergang Onderwijslogistiek werken de deelnemers een project of programma voor hun eigen onderwijsinstelling uit. Ik gebruik daarbij graag het format van program Canvas. In één overzichtelijk schema beschrijf je alle relevante aspecten van een programma: kort, bondig en in samenhang met elkaar.

Waartoe, Hoe, Wat, Wie en Waarbinnen staan bij elkaar. Geef bij Hoe vooral ook aan wat de tussenstappen zijn. Welke feestjes kun je al vieren voordat je bij de eindstreep bent. Tussenstapjes die haalbaar zijn en waar iedereen voor wil werken, ook zij die niet helemaal goed zicht hebben bij het eindresultaat. Neem ook die tussenstapjes duidelijk op bij Resultaten.

Referentiemodel flexibele onderwijslogistiek

Het referentiemodel Flexibele onderwijslogistiek helpt bij het in beeld brengen van de context. Hier breng je in kaart wat de onderwijskundige (Propositie flexibiliteit) en organisatorische kaders (Organisatieconcept) zijn voor de programma- of projectdoelen. Met name de combinatie en de afstemming van deze twee (Haalbaarheid) zijn bepalend. Hier start de echte samenwerking tussen de onderwijskundige en de organisatorische kant.

Leg ook dit belangrijke onderdeel vast in het canvas-model. Besteed hier veel aandacht aan en beoordeel welke kansen en risico’s je loopt.

Minder roosterstress, stap 2: Analyse

In mijn vorige blog ging ik in op stap 1 van het vierstappenplan: Grip krijgen op onderwijslogistiek door kennis en inzicht in de keten. In dit blog stap 2: analyseren.

Belangrijk is dat je de onderwijslogistieke keten goed kent. Niet alleen theoretisch, maar zoals het in de praktijk bij je eigen onderwijsinstelling werkt.

Allereerst op hoofdlijnen, waarvoor het onderwijslogistiek honingraatmodel zeer bruikbaar is. Vervolgens moet je de diepte in. Wat zit er onder elk tegeltje? Welke producten vertegenwoordigt dit tegeltje? Welke (deel)processen zitten daaronder? Wie zijn daarin de actoren en stakeholders? Om welke data gaat het en welke systemen regelen dit in?

Vragen die van elk tegeltje in de keten beantwoord moeten zijn voordat je deze gaat analyseren. Zo’n analyse heeft de neiging snel heel ingewikkeld te worden. Er wordt vaak van beneden naar boven gedacht, van systemen naar werkvloer. Veel betrokkenen op de werkvloer en zeker die in het onderwijs zijn dan het spoor allang bijster. In deze valkuil moet je in ieder geval niet trappen.

Werk van boven naar beneden en leg dit in duidelijke, niet technische schema’s vast. Zie bovenstaand schema. Daarna kun je op eenvoudige manier analyseren wat er goed en minder goed gaat. Je hebt dan een duidelijk verhaal naar alle betrokkenen.

Een aanvullende methode
Een heel andere manier van analyseren is ook mogelijk. Op basis van ervaring en onderzoek heb ik samen met Marcel van Bockel (Twijnstra Gudde) in 2016-2017 voor SURF t.b.v. het Hoger Onderwijs een onderwijslogistiek referentiemodel ontwikkeld.

Dit model heeft in zeer korte tijd zijn waarde bewezen bij strategische en tactische onderwijslogistieke keuzes. Ik ervaar in mijn huidige werk als consultant onderwijslogistiek dat dit model ook zeer bruikbaar is in het MBO.

Het referentiemodel bestaat uit vier kwadranten: Besturen, Expliciteren, Ontwerpen en Uitvoeren. Het is een goed handvat om bijvoorbeeld te analyseren waar het flexibel onderwijs in de knoop komt met de praktische uitvoerbaarheid. Wordt het vastgestelde beleid wel goed geborgd in het expliciteringskwadrant? Worden daar wel de goede kaders vastgesteld? Kunnen onderwijsontwikkelaars in het ontwerpkwadrant hiermee uit de voeten en is het ontworpen onderwijs ook uitvoerbaar?

Vier HO-instellingen delen hun opgedane ervaringen in de brochure Referentiemodel onderwijslogistiek voor flexibel onderwijs. Download de brochure en lees de achtergronden en ervaringen met dit model.

Informatie

• Wil je meer weten over mijn aanpak om onderwijslogistiek te doorgronden? Laat het mij weten en stuur mij een berichtje of email naar gert.onderwijslogistiek@gmail.com

• Een van de mogelijkheden om meer onderwijslogistieke kennis te verwerven is de leergang Onderwijslogistiek van saMBO-ICT. Deelnemers werken het vierstappenplan uit voor de eigen onderwijsinstelling en worden zo goede onderwijslogistieke sparringpartners. De eerstvolgende leergang Onderwijslogistiek start begin november. Deze editie is bijna volgeboekt, maar je kunt je altijd plaatsen op de wachtlijst. Wil je hierover meer weten? Ga naar de site van saMBO-ICT.

• Wil je voor je onderwijsinstelling meer weten over een traject op maat? Neem contact met mij op: gert.onderwijslogistiek@gmail.com.

Minder roosterstress, stap 1: Kennis en inzicht

In mijn vorige blog beschreef ik de vier stappen naar minder roosterstress:

1. Grip krijgen op onderwijslogistiek door kennis van en inzicht in de onderwijslogistieke keten.
2. Met dit inzicht de eigen processen analyseren is stap twee.
3. Een goed plan maken met haalbare stappen is drie.
4. Implementeren en vasthouden is stap vier.

In dit blog meer over stap 1, KENNIS en INZICHT.

Onderwijslogistiek model

Het onderwijslogistiek model bestaat nu 6 jaar. Het is een standaard geworden in onderwijslogistiek land. Het laat in één oogopslag zien dat alle onderwijsprocessen met elkaar verbonden zijn en van elkaar afhankelijk.

Wil je echt betekenisvol verbeteren dan moet je verder dan je eigen eiland kijken. Je hebt ook kennis van de naastgelegen terreinen nodig.

Onderwijslogistieke adviseurs

Steeds vaker stellen onderwijsinstellingen onderwijslogistieke adviseurs aan. Belangrijke competenties voor hen zijn communicatieve en adviesvaardigheden. Belangrijk is ook senioriteit waardoor zij als volwaardige sparringpartners ervaren worden. Senioriteit die gevoed wordt door kennis en inzicht in de onderwijslogistieke keten.

De bron van veel onderwijslogistieke ellende ontstaat bij het maken van het curriculum. Daar worden door de onderwijsontwikkelaars de keuzes gemaakt. Tijdig advies van een onderwijslogistieke adviseur kan juist hier helpen om mooi nieuw onderwijs in de praktijk van alle dag te realiseren. Adviezen die te maken hebben met de (on)mogelijkheden van registratie in een SIS, de planning van docenten of de beschikbaarheid van lokalen. Nu is vaak de praktijk dat curricula, onnodig, in een laat stadium moeten worden aangepast, er om de afgesproken processen heen moet worden gewerkt en er schaduwadministraties ontstaan.

Ergernis, frustraties en verspilling zijn het gevolg. Uiteraard wil niemand dit. Vandaar mijn pleidooi dat ieder die een rol vervult in de onderwijslogistieke keten op de hoogte moet zijn van de effecten van onderwijs(logistieke) keuzes. Niet alleen de onderwijslogistiek adviseur moet goed toegerust zijn, maar ook de roostermaker, de onderwijsontwikkelaar, de opleidingsmanager of de medewerker op de studentenadministratie. Kortom iedereen die werkt in de onderwijslogistieke ruggengraat. Zonder voldoende kennis zal elke investering in de keten niet leiden tot het gewenste resultaat.

Stap 1, kennis en inzicht

Begin met het investeren in kennis en inzicht. Je krijgt dan bijna vanzelf meer onderwijslogistieke grip. Er ontstaat betere samenwerking tussen de verschillende partijen en investeringen kun je beter afwegen. Een investering in het verkrijgen van meer onderwijslogistieke kennis verdient zich snel terug.

Een van de mogelijkheden om meer onderwijslogistieke kennis te verwerven is de leergang Onderwijslogistiek van saMBO-ICT. Deelnemers werken het vierstappenplan uit voor de eigen onderwijsinstelling en worden zo goede onderwijslogistieke sparringpartners. 

• De volgende leergang Onderwijslogistiek start begin november. Wil je hierover meer weten? Ga naar de site van saMBO-ICT

• Wil je voor je onderwijsinstelling meer weten over een traject op maat? Neem contact met mij op: gert.onderwijslogistiek@gmail.com.

Vier stappen naar minder roosterstress

Als programmamanager onderwijslogistiek bij Inholland deed ik projecten rondom roosters, cijfers, diplomering, studentinformatiesystemen en curriculumontwikkeling. De toenemende flexibilisering stond hierbij centraal. Mijn ervaring als docent kwam daarbij zeer van pas.

Het, mede door mij ontwikkelde, onderwijslogistiek model was hierbij zeer bruikbaar. Het brengt op een inzichtelijke manier de afhankelijkheden op het onderwijslogistiek werkterrein scherp in beeld. 

De uitdaging bij onderwijslogistiek ligt vooral in het professioneel laten samenwerken van collega’s uit alle geledingen van een onderwijsinstelling. Bij mijn huidige werk als zelfstandig consultant onderwijslogistiek staat deze samenwerking altijd centraal.  Het is de voorwaarde voor succes.

Onderwijslogistiek, een apart vakgebied.

Iedereen heeft ermee te maken en denkt er verstand van onderwijslogistiek te hebben. Alle collega’s en studenten hebben er ook direct mee te maken. Het niet tijdig publiceren van roosters of cijfers zorgt voor grote ergernis. Het aanbrengen van verbeteringen is echter niet eenvoudig. Onderwijslogistieke processen zijn complex. Processen, techniek, cultuur en vooral veel mensenwerk komen hier bij elkaar. Deze menselijke factor maakt het nog complexer. Voor deze complexiteit schrikt men vaak terug.

Samenwerking over de eigen grenzen heen is niet eenvoudig. Gevolg, men doet niets en moddert door met bestaande logistieke ouderwetse processen. Of, nog erger, alles gaat op zijn kop en er wordt zo snel mogelijk een nieuw planning- en roostersysteem aangeschaft.  Eén of twee jaar later blijkt vervolgens dat dit ook niet geholpen heeft.

Planning en roosters

Bij de start van het nieuwe studiejaar staat iedereen weer klaar om er een mooi jaar van te maken. Fris terug van vakantie wil je graag weten waar je aan toe bent. Het rooster staat daarbij centraal. Een rooster dat het eindproduct is van een lange ingewikkelde keten van activiteiten:

§  Een curriculum dat tijdig is ontwikkeld.

§  Een curriculum dat goed vertaald is in planbare onderwijsactiviteiten.

§  Een curriculum dat tijdig voor advies of instemming langs opleidingscommissie, beroepenveldcommissie, examencommissie en medezeggenschapsraad is gegaan.

§  Maken en vaststellen van een OER (onderwijs en examenregeling).

§  Vaststellen van beschikbare budgetten die de randvoorwaarden van de planning bepalen.

§  Onderwijsactiviteiten die goed gepland zijn op beschikbare docenten.

§  Vacatures die ingevuld moeten zijn.

§  Roostermakers die conceptroosters aanleveren.

§  Controle door opleidingsmanagers en onderwijsteams van de conceptroosters.

§  Aanpassingen die tijdig aangeleverd moeten worden aan de roostermakers.

§  Publicatie van definitieve roosters.

In zo'n complex proces gaat er snel iets verkeerd met als resultaat te laat gepubliceerde roosters, talloze wijzigingen en ontevreden studenten en docenten. Veel onderwijsorganisaties schieten dan in de stress.

De reflex is dat er direct naar de roostermaker wordt gekeken. Men realiseert zich dan niet dat het om een samenspel van factoren gaat. Er worden nieuwe strakke werkprocessen geformuleerd en opgelegd. Steeds vaker zie ik dat er ook meteen uitgekeken wordt naar nieuwe rooster- en/of planningssoftware. Men is daarna verbaasd dat de verwachtingen hiervan niet worden waargemaakt.

Een echte verbeterslag

In vier stappen is een echte verbeterslag wel mogelijk:

• Om grip op onderwijslogistiek te krijgen is allereerst inzicht in de afhankelijkheden in de ingewikkelde onderwijslogistieke keten noodzakelijk. Het onderwijslogistiek model is hierbij zeer behulpzaam. Alle betrokkenen zien in één oogopslag de onderlinge verbanden en afhankelijkheden. Dit is het startpunt voor betrokkenen om te werken aan een goed gezamenlijk bereikt eindresultaat. 
• Met dit inzicht de eigen processen analyseren is stap twee.
• Een goed plan maken met haalbare stappen is drie.
• Implementeren en vasthouden is stap vier.

Leergang onderwijslogistiek

De leergang onderwijslogistiek van saMBO-ICT volgt deze stappen en maakt een echte onderwijslogistieke verbeterslag mogelijk. Het werken in complexe onderwijsorganisaties staat centraal. Lean, verandermanagement en studentanalytics komen op praktische wijze aan de orde.
Deelnemers worden betere bruggenbouwers tussen ondersteuning en onderwijsteams en gaan met een echt en haalbaar plan van aanpak naar huis.

Interesse?

Wil je meer weten over de leergang Onderwijslogistiek? Ga dan naar de site van saMBO-ICT en download de flyer.

Ben je geïnteresseerd in het onderwijslogistiekmodel? Ga dan naar de site van SURF en download de brochure Onderwijslogistiekmodel, Beter communiceren door gemeenschappelijke taal.

Wil je meer weten over mijn mogelijkheden om je onderwijsinstelling te ondersteunen in onderwijslogistieke processen? Stuur een email naar gert.onderwijslogistiek@gmail.com of bel 06 11875921.