Waar schuurt het (en hoe los je het op)?

Als je mijn serie blogs over het onderwijslogistiek 4-stappenplan hebt gelezen, dan kun je alleen maar concluderen dat onderwijslogistiek eigenlijk heel eenvoudig is. Gewoon kennis vergaren, stap 1, de situatie analyseren, stap 2, plan maken, stap 3, stap voor stap implementeren en vasthouden, stap 4. Klaar! Wanneer ik in gesprek ben met onderwijsinstellingen, blijkt niets vaak minder waar te zijn.

Allemaal hanteren ze verschillende invalshoeken. De een zet vooral in op techniek, een ander heeft een heel veranderprogramma en een derde zweert bij Lean. Velen zijn nog zoekend.

Bij onderwijslogistiek komt de oplossing niet van één kant. Het gaat om de samenhang en het vasthouden. Het onderwijslogistiek proces stopt nooit.

Waar schuurt het?

Om tot een goed resultaat te komen zal er moeten worden samengewerkt door de verschillende afdelingen van de onderwijsorganisatie. Samenwerking tussen onderwijsteams en ondersteunende diensten, over de grenzen heen van de 20 verschillende terreinen van het onderwijslogistiekmodel.

Dat dit niet eenvoudig is, is deels te verklaren uit de verschillende culturen van teams. Facilitaire medewerkers die gewend zijn gestructureerd volgens vaste werkprocessen te werken en docententeams die creatiever werken en een hekel hebben aan vaste procedures. Hier begint het schuren. Men begrijpt elkaars belangen niet en spreekt een andere taal.

Het helpt enorm als je op een goede manier met elkaar in gesprek gaat. Werktafels en workshops met het onderwijslogistiekmodel doorbreken snel barrières. Bijna vanzelf ontstaat er dan inzicht in en begrip voor de belangen van elkaars werk.

Informatie.

Wil je meer weten over mijn manier van werken om barrières te doorbreken? Stuur een email naar gert.onderwijslogistiek@gmail.com.

Blogs

Op Onderwijslogistiek.blogspot.com kun je de serie blogs over het onderwijslogistiek vierstappenplan lezen.

• Vier stappen naar minder roosterstress.
• Minder roosterstress, stap 1 Kennis en inzicht.
• Minder roosterstress, stap 2 Analyse
• Minder roosterstress, stap 3 Haalbare stappen
• Minder roosterstress, stap 4 Implementeren 

Minder roosterstress, stap 4 Implementeren en vasthouden

Het moment van de waarheid bij een onderwijslogistiek proces is de implementatie. Lukt het om de opbrengst nu breed in de organisatie te gebruiken? Soms kom je hier nog enkele verrassingen tegen. Over deze fase wordt vaak te gemakkelijk gedacht. 

Een praktijkvoorbeeld, hobbels nemen. 

Als projectmanager nam ik een project over van een collega. Het betrof de ontwikkeling van een inzetplanningstool. De tool was klaar en moest alleen nog bij ruim 100 onderwijsteams geïmplementeerd worden. Bij de eerste sessie bleek dat de tool niet goed genoeg was. Hij werd als te omslachtig ervaren.  De feedback bij de volgende teams bevestigde dit. Na enkele aanpassingen gingen we door. Eerste hobbel genomen.

De tweede hobbel betrof afscheid nemen van het bekende. De meeste teams waren vertrouwd met de eigen spreadsheets. Bij een klein beetje tegenwind was men vaak geneigd hier weer op terug te vallen. De voordelen van de nieuwe tool werden dan snel vergeten. Duidelijke afspraken met alle ketenpartners hielpen om op het goede spoor te blijven.

Een andere hobbel waren de data. Een inzetplanningstool werkt alleen als je tot op detailniveau over de juiste gegevens beschikt. Niet altijd beschikten de onderwijsteams over alle informatie van het hele curriculum. Het implementatieteam nam veel tijd om dit scherp te krijgen. Hierbij hielp het dat de leden van het implementatieteam zelf veel onderwijservaring hadden. 

Een onvoorziene hobbel was de transparantie van de tool. Zichtbaar werd waar de beschikbare uren naar toe gingen. Voor de afdeling Control heel plezierig, maar niet voor alle betrokkenen. Iedereen heeft een beetje “scharrelruimte” nodig heeft en die scharrelruimte was door de transparantie aanzienlijk verkleind.

Toch lukte het om bij bijna alle opleidingen de nieuwe werkwijze met de inzetplanningstool te implementeren. Door de voordelen voortdurend te benadrukken, klaar te staan als er vragen waren en vooral mee te denken met de onderwijsteams. Eén opleiding had zo’n afwijkende inrichting van onderwijs, dat we daarvoor een uitzondering maakten. Ook hiervoor moet je open staan bij een implementatie.

Implementatieteam

Onderwijslogistieke projecten zijn vaak heel complex en onderdeel van een heel proces. Al denkt men de materie te begrijpen, een mooi product op te leveren, goed over de implementatie te hebben nagedacht, dan nog loopt het zelden van een leien dakje. Het helpt enorm als je de implementatie net zo zwaar laat wegen als het ontwikkelproces, hiervoor genoeg tijd uittrekt en de gebruikers in alle fasen van het traject serieus neemt. Een goed implementatieteam dat de werkvloer echt kent en aanvoelt, doet ook wonderen.

De andere blogs in deze serie:

Vier stappen naar minder roosterstress.

Minder roosterstress, stap 1 Kennis en inzicht.

Minder roosterstress, stap 2 Analyse

Minder roosterstress, stap 3 Haalbare stappen


Wil je meer weten over mijn aanpak om onderwijslogistiek te doorgronden? 
Laat het mij weten en stuur een email naar:

gert.onderwijslogistiek@gmail.com 

Minder roosterstress, stap 3 Haalbare stappen

Ik houd er niet van uitgebreide programma- of projectplannen te maken. Er zitten vaak te veel haakjes aan. Iedereen die het project toch al niet zag zitten, zal hierop reageren en in het beste geval de snelheid uit het project of programma halen. Dit geldt helemaal voor onderwijsorganisaties waarin de structuur niet altijd helder is en bijna iedereen vindt dat hij zich ermee mag of zelfs moet bemoeien.

Compact, duidelijk en overzichtelijk werkt veel beter. Het liefst met zo weinig mogelijk tekst en met duidelijke schema’s. Het is de kunst om samen met alle betrokkenen de stip op de horizon ook te ontdekken. Niet laten zien, maar samen ontdekken.

Dat lukt niet altijd. Mijn valkuil was dat ik precies wist waar ik naar toe wilde en met zevenmijlslaarzen dat einddoel ook direct wilde halen. Helaas, werkt dat in de praktijk niet zo. Het kost veel tijd om iedereen dezelfde richting op te laten kijken en werken.

Program Canvas

In mijn onderwijslogistiek 4-stappenplan is stap 3 belangrijk voor de haalbaarheid van het plan. Uiteraard eerst inzicht en grip krijgen op de materie, stap 1, daarna de situatie in je eigen onderwijsinstelling goed analyseren, stap 2, en dan het plan. Het plan met de stip op de horizon en alle haalbare tussenstappen.

In de leergang Onderwijslogistiek werken de deelnemers een project of programma voor hun eigen onderwijsinstelling uit. Ik gebruik daarbij graag het format van program Canvas. In één overzichtelijk schema beschrijf je alle relevante aspecten van een programma: kort, bondig en in samenhang met elkaar.

Waartoe, Hoe, Wat, Wie en Waarbinnen staan bij elkaar. Geef bij Hoe vooral ook aan wat de tussenstappen zijn. Welke feestjes kun je al vieren voordat je bij de eindstreep bent. Tussenstapjes die haalbaar zijn en waar iedereen voor wil werken, ook zij die niet helemaal goed zicht hebben bij het eindresultaat. Neem ook die tussenstapjes duidelijk op bij Resultaten.

Referentiemodel flexibele onderwijslogistiek

Het referentiemodel Flexibele onderwijslogistiek helpt bij het in beeld brengen van de context. Hier breng je in kaart wat de onderwijskundige (Propositie flexibiliteit) en organisatorische kaders (Organisatieconcept) zijn voor de programma- of projectdoelen. Met name de combinatie en de afstemming van deze twee (Haalbaarheid) zijn bepalend. Hier start de echte samenwerking tussen de onderwijskundige en de organisatorische kant.

Leg ook dit belangrijke onderdeel vast in het canvas-model. Besteed hier veel aandacht aan en beoordeel welke kansen en risico’s je loopt.