Beeldvorming en werkelijkheid bij onderwijslogistiek

In een eerdere blog schreef ik dat onderwijslogistiek een apart vakgebied is. Iedereen denkt er verstand van te hebben. Alle betrokkenen hebben er dan ook direct mee te maken, zelfs voordat er ook maar 1 les gegeven is. Denk aan het inschrijf- en roosterproces. In zo’n speelveld hebben velen ook altijd direct hun mening klaar.

• Roosters niet op tijd? Kom op roostermaker, werk nu gewoon even door.
• Cijfers te laat bekend? Laat die docenten nu gewoon even sneller werken.

Valkuil

Ook ik trap soms in deze valkuil. In mijn vorige blog schreef ik over een onderzoek naar roosterprocessen. Ik verwachtte o.a. als uitkomst dat roostermakers wel onvolkomenheden in hun roosterapplicatie zouden benoemen als belangrijk verbeterpunt. Mijn ervaring was, en is, dat als er iets mis gaat in het onderwijs er vaak snel naar een gebrek aan gebruiksvriendelijkheid van applicaties wordt gewezen. Hier was dit beslist niet aan de orde. Ze waren juist tevreden over hun applicatie. De problemen lagen in hun ogen op een heel ander vlak: het gebrek aan kwaliteit van de aangeleverde gegevens.

Beelden

Naast de bijna 3.000 studenten, ruim 300 docenten en 16 roostermakers deden ook 25 opleidingsmanagers aan dit roosteronderzoek mee. In de enquête en vervolggesprekken erkenden de meeste opleidingsmanagers dat er steeds een aanzienlijk aantal wijzigingen naar de roostermakers werden gestuurd. Het betrof dan vooral mutaties in docentbeschikbaarheid, formatiegegevens en studentenaantallen en groepen. Het betrof maar zelden veranderingen in het curriculum, stelden zij in dit onderzoek. Dit beeld kwam niet overeen met die van de roostermakers en mijn toenmalige projectteam. Het vereiste dan ook een vervolgonderzoek.

Soorten mutaties

In dit vervolgonderzoek kwam naar voren dat er meer dan 30 verschillende typen wijzigingen waren. Opvallend in dit onderzoek was ook, dat het aantal wekelijkse mutaties aanzienlijk toenam, naar gelang de onderwijsperiode vorderde. Soms waren er vanaf de vierde week van de 10-weekse onderwijsperiode in meer dan 50% van de gepubliceerde activiteiten wijzigingen aangebracht.

Deze mutaties varieerden van een wijziging van lesruimte, tijdstip, docent, annulering van een onderwijsactiviteit tot aan het toevoegen hiervan. De meeste wijzigingen hadden vooral een facilitaire achtergrond en effect. Mits tijdig doorgegeven en gepubliceerd hebben deze meestal een beperkt effect op het werk van de roostermaker en de student- en docenttevredenheid.

Mutaties en curriculum

Een minderheid van de mutaties had te maken met wijzigingen in het curriculum. Het waren er weliswaar weinig, minder dan 10% van de mutaties, maar meer dan de opleidingsmanagers in het roosteronderzoek aangaven.  
Heel vervelend bij dit soort mutaties is dat de roostermakers juist aan dit soort mutaties veel werk hebben. Het heeft enorme effecten op al gemaakte en gepubliceerde roosters. Soms moeten delen van het rooster weer helemaal op de schop en kan de roostermaker bijna weer opnieuw beginnen. Hier lag dan ook de oorzaak van het verschil in beeldvorming tussen opleidingsmanagers en roostermakers.

Wijzigingen en HRM

Wijzigingen in docenteninzet hebben ook een grote impact. Deels hoort dit bij het werk van alledag van een roostermaker. Ziekte en zeerte maken nu eenmaal deel uit van het leven. Roosterwijzigingen met deze achtergrond blijven vervelend, maar bij de meeste studenten is hier wel begrip voor.

Veel minder begrip is er als deze mutaties veroorzaakt worden door het niet tijdig invullen van vacatures. Helemaal niet als dit ook nog het gevolg is van stroperige HRM-procedures. Roostermakers worden hier zeer, zeer ongelukkig van en wanneer onderwijsactiviteiten hierdoor niet, onvolledig of te laat aangeboden worden, heeft dit grote gevolgen voor de student- en docenttevredenheid.

Beelden en onderzoek

Wanneer ik bovenstaande beelden en onderzoeksresultaten deel met collega’s op o.a. de landelijke dagen van de SIG Onderwijslogistiek, herkent iedereen ze direct. Meestal kunnen collega’s dit echter niet onderbouwen met cijfers. Dat is jammer. Want hoe zit het nu echt in HO Nederland?

In een reactie op mijn vorige blog, werd er o.a. gepleit voor een gedegen onderzoek naar de werkzaamheden van de roostermaker. Waar is deze nu zijn tijd echt aan kwijt? Wat moet er gedaan worden om zijn werk te verbeteren? Zien we hierin overeenkomsten bij instellingen? Kunnen we hierin samen een slag maken? 
In de eerstvolgende bijeenkomst van de werkgroep inzetplanning/roostering van de SIG Onderwijslogistiek zal dit ingebracht worden. Ik zal hierna er in een blog op terugkomen.

Werkgroep inzetplanning - roostering
Wil je in de werkgroep inzetplanning/roostering van de SIG Onderwijslogistiek meedenken? Loop je rond met een thema dat je verder uitgezocht wilt hebben? Meld je aan bij de voorzitter van deze werkgroep Johan de Boer (johan.deboer@inholland.nl) en kom naar de eerstvolgende bijeenkomst van de werkgroep op vrijdagmiddag 25 september in Utrecht. 

Wil je eerst iets meer weten over de SIG Onderwijslogistiek, bezoek dan de teamsite: https://www.surfspace.nl/sig/70-onderwijslogistiek/ .

Onderzoek roosterproces uit de oude doos?

Toen ik mijn eerste 2 blogs schreef over roosteren, het roosterproces en het onderwijslogistiekmodel, herinnerde ik mij dat 2 studenten van Inholland als afstudeeropdracht een onderzoek hebben gedaan naar het roosterproces. Ze spraken en enquêteerden vertegenwoordigers van de vier belangrijkste stakeholders in dit proces:

·         roostermakers;

·         opleidingsmanagers;

·         docenten;

·         studenten.

Dit onderzoek leverde mooie resultaten op, waarmee ik destijds als projectleider proceskwaliteit mijn voordeel deed. Hieraan terugdenkend heb ik het onderzoek opgezocht om nog eens mijn huidige ervaringen te toetsen aan de harde kwantitatieve gegevens van toen.

Tussenuren 

Er zaten enkele verrassingen in delen van dat onderzoek. Zo nam ik aan, evenals velen van mijn collega’s, dat studenten tussenuren vervelend vinden. Dit beeld werd bevestigd. Ruim de helft van de studenten vond tussenuren vervelend tot zeer vervelend. Slecht 10% ervoer tussenuren als prettig tot zeer prettig. Roostermakers streefden dan ook altijd naar zo min mogelijk tussenuren.

In het onderzoek werd hier verder op doorgevraagd. Hierbij bleek dat een aaneengesloten rooster ook niet altijd werd gewaardeerd. Een grote groep, 32%, heeft na 3 aaneengesloten lesuren behoefte aan een tussenuur. Slechts 24% had geen enkele behoefte aan tussenuren.

Na hoeveel lesuren (45 minuten) heb jij behoefte aan een tussenuur?
Na 1 lesuur	1,6%
Na 2 lesuren	23,7%
Na 3 lesuren	31,7%
Na 4 lesuren	16,6%
Na 5 lesuren	1,7%
Na 6 lesuren	0,6%
Na meer dan 6 lesuren	0,4%
Ik heb helemaal een behoefte aan tussenuren	23,8%

De veronderstelling dat studenten tussenuren vervelend vinden werd met deze vraag behoorlijk genuanceerd. 

Studenten

De 2.834 student-respondenten in dit onderzoek werden op allerlei aspecten rondom het rooster bevraagd. De studenttevredenheid van het rooster werd door 6 aspecten beïnvloed, waarvan het aantal tussenuren de minst belangrijke bleek te zijn.

Met stip de belangrijkste factor die de studenttevredenheid beïnvloedde was het tijdstip waarop het rooster gepubliceerd werd.  Direct daarna komen tevredenheid rondom het tijdstip van publicatie van het tentamenrooster en het aantal ervaren fouten en wijzigingen in het rooster. De wijze van publicatie van het rooster, het aantal lesuren op een dag en het aantal tussenuren speelden een veel kleinere rol.

Docenten

Aan dit onderzoek deden ook 334 docenten mee. Er zijn opvallende overeenkomsten met studenten. Met stip op 1 is het tijdig publiceren van het rooster de belangrijkste factor in de docenttevredenheid over het rooster. Daarna zijn dit het aantal wijzigingen en fouten in het rooster en op de derde plaats het aantal tussenuren.

Opleidingsmanagers

25 Opleidingsmanagers zijn ondervraagd in dit onderzoek. Bijna allemaal geven zij aan dat er nog veel wijzigingen zijn na het doorgeven van de roostergegevens aan het roosterbureau. Het betreft dan vooral wijzigingen in de beschikbaarheid van de docent, formatiegegevens en studentenaantallen. Slechts een enkeling geeft aan dat het wijzigingen in het curriculum betreft. Over dit laatste punt valt nog veel te zeggen, want dit kwam beslist niet overeen met de beleving van de roostermakers en later onderzoek naar het type wijzigingen in het rooster.

Roostermakers

Van de roostermakers zijn er 16 bevraagd. Ik verwachtte dat zij wel opmerkingen zouden hebben over de roosterapplicatie. Op een enkele wens na, was men hier echter tevreden over. Kernpunt van hun opmerkingen was de te late en incomplete aanlevering van gegevens door de opleidingen. Gegevens die ook nog eens op talloze verschillende manieren werden aangeleverd. Roostermakers voelden zich in deze setting ook slecht begeleid. 

Afstudeeropdracht

Mede door dit meer dan professionele onderzoek van 2 afstudeerders zijn een aantal verbetertrajecten gericht in gang gezet. De roosterorganisatie is geherstructureerd en kreeg meer aandacht. Scholing en begeleiding van roostermakers is verbeterd. Een project inzetplanning werd gestart, waardoor de aanlevering van roostergegevens vanuit de opleidingen uniform en transparant werd.

De volgende bottleneck in het rooster- en planningsproces kwam nu veel sterker naar voren: het vaak niet tijdig opgeleverde en voldoende specifiek gemaakte curriculum. Hier was nu veel werk aan de winkel. Om in de termen van het onderwijslogistiekmodel te praten: blauw was nu in orde, maar in het rode gedeelte, in de onderwijsteams, was nog het nodige werk te verzetten.

Onderwijslogistiekmodel - roostering en inzetplanning

Oude doos

En die oude doos in de titel? Het is een onderzoek uit 2009, maar wat ik in mijn gesprekken met vertegenwoordigers van allerlei instellingen hoor, nog steeds zeer relevant. En ja, ook een echte oude doos. Door een interne verhuizing is het deze week letterlijk uit een oude verhuisdoos gevist.

Onderwijslogistiekmodel

Wil je meer weten over het onderwijslogistiekmodel van de SIG Onderwijslogistiek, lees dan ook mijn vorige blogs.

Roosters en het onderwijslogistiekmodel.

Roosteren - onderwijslogistiek

In mijn rol als voorzitter van de SIG (Special Interest Group bij SURF) onderwijslogistiek had ik het voorrecht veel mensen in het Hoger Onderwijs te spreken over allerlei facetten van onderwijslogistiek. Bij veel van deze gesprekken gaat het vaak direct over het roosteren. Het rooster is dan bijna synoniem aan onderwijslogistiek.  Dit weerspiegelde zich ook ruim 2 jaar terug in de eerste landelijke bijeenkomst van de SIG, waar bijna de helft van de ruim 50 aanwezigen bestond uit roostermakers en coördinatoren van roosterbureaus. 

Dit beeld van onderwijslogistiek is de afgelopen jaren al enigszins bijgesteld. Naar  de landelijke bijeenkomsten van de SIG zien we een steeds gemêleerder gezelschap komen. Bij het starten van mijn blogs heb ik ook lang getwijfeld of ik met  het roosteren wel wilde starten. Het is echter zo’n mooi onderwerp om allerlei situaties rondom onderwijslogistiek voor een breed publiek te illustreren, dat ik in mijn eerste blogs hier toch mee start.

Inzetplanning

Een paar jaar terug was ik projectleider van de implementatie van een inzetplanningstool. De roosterorganisatie stond er goed voor. Kwantitatief en kwalitatief was deze op sterkte. Roostermakers snakten echter wel naar uniforme aanlevering van de te plannen onderwijsactiviteiten. De kosten voor aanschaf en onderhoud van allerlei verschillende planningstools waren hoog. Ook werden veel planningen gedaan in al of niet mooie en ingewikkelde Excel-sheets die door enthousiaste docenten waren gemaakt. Een professionele instelling heeft echter degelijker en efficiënter gereedschap nodig.

Implementatie nieuwe inzetplanningstool

Na een uitgebreid voortraject werd de nieuwe inzetplanningsapplicatie geïmplementeerd bij de planners in de ruim 100 onderwijsteams. Bijna altijd werd de planning gedaan door teamcoördinatoren, opleidingsmanagers of soms een medewerker van het secretariaat. Zoals bij elke nieuwe applicatie is het moeilijk om afscheid van je bestaande tool en proces te nemen. Veranderen is lastig en kost nu eenmaal veel energie. Deze hobbel kon met een uitgebreid implementatietraject en met veel ondersteuning voor de planners genomen worden.

Het echte probleem

Een tweede hobbel bleek echter aanzienlijk moeilijker te nemen. De nieuwe planningstool maakt het noodzakelijk dat de te plannen onderwijsactiviteiten tijdig en strak in de applicatie worden vastgelegd. Niet alle opleidingen konden hieraan voldoen. Ze waren gewend om in het curriculum tot zeer kort voor de start van een onderwijsperiode nog wijzigingen aan te brengen. De nieuwe processen en de transparantie van de applicatie brachten dit haarfijn aan het licht. Direct werd duidelijk waar de echte problemen van inzetplanning zaten: niet bij het roosteren, niet bij de inzetplanning, maar in het tijdig vaststellen van het curriculum. Om tijdig kwalitatief goede roosters te publiceren, is het vooral noodzakelijk om verbeteringen op het gebied van curriculumontwikkeling in onderwijsteams te realiseren.

Visualiseren van processen

Als de verschillende projectteams toen al de beschikking hadden gehad over het onderwijslogistiekmodel had dit direct al veel voordeel opgeleverd. Ook toen wisten de meeste betrokkenen wel dat een rooster het eindproduct is van een lange ingewikkelde keten van activiteiten: van curriculumontwikkeling, invullen van vacatures, maken van conceptroosters en het publiceren van het definitieve rooster. Zie hierover ook mijn eerste blog. 

De visualisatie van processen op hoofdlijnen in het onderwijslogistiekmodel zorgt er echter voor dat men zich dat ook veel sneller realiseert. Ook medewerkers die gewend zijn om op slechts een enkel aspect van dit proces te werken, krijgen hierdoor overzicht op en inzicht in het geheel.

Onderwijslogistiekmodel en inzetplanning

Puzzel onderwijslogistiekmodel

Met behulp van de bij het onderwijslogistiek model ontwikkelde puzzel en workshop kunnen alle betrokkenen bij onderwijslogistieke processen dit inzicht op eenvoudige wijze snel verwerven. Betere afstemming van deelprocessen en betere samenwerking van alle betrokkenen zijn dan het resultaat.

Ik hoor graag je reactie en ervaringen met het model.